Hoewel kan worden aangevoerd dat de statistieken kunnen worden gebruikt in elke manier om een scenario te passen, als het gaat om de financiële gezondheid en de winstgevendheid van uw tandheelkundige praktijk, de nummers echt niet liegen. Een tandarts onder de indruk dat zijn of haar praktijk is sterk omdat er een hoog volume van de doorstroming van patiënten kan worden versteld staan van de echte gezondheid en de extra groeipotentieel van hun bedrijf wanneer het wordt geëvalueerd aan de hand van een aantal Key Performance Indicators (KPI's). Office managers (oms) moeten KPI's die bijzonder sterke indicatoren van hoe effectief, efficiënt en winstgevend de praktijk werkt is te meten. Het niet voor het meten en analyseren van KPI's potentieel van uw praktijk op lange termijn winstgevendheid te maximaliseren aanzienlijk ondermijnt.
Wat zijn de belangrijkste prestatie-indicatoren office managers moeten meten en waarom
Er zijn 15-20 KPI's binnen uw praktijk die bieden u een beeld van hoe uw praktijk presteert. Het is belangrijk dat de arts volledig machtigen de office manager met de verantwoordelijkheid van het bijhouden van deze praktijk nummers. Uw OM profiteert van deze situatie, omdat hij of zij kan een waardevolle bijdrage leveren aan het succes van de praktijk te bieden. Door het volgen van deze belangrijke KPI's, uw OM beschikt over de informatie die nodig is om te oefenen prestaties op koers te houden. Drie specifieke, kritische KPI's worden bijgehouden en geanalyseerd door het OM zijn:
* Gemiddelde productie per patiënt
* Collections
* Debiteuren
Deze drie gerelateerde KPI's zijn gemakkelijk bijgehouden, maar de meeste van cruciaal belang voor de office manager, omdat zij de belangrijkste maatregelen in uw praktijk te vertegenwoordigen. Het bijhouden van de gemiddelde productie per patiënt vereist het documenteren van alle productie uitgevoerd op patiënten per dag en het berekenen van een gemiddelde productie per patiënt bezoek. De collecties KPI meet het vermogen van de praktijk te betalen voor deze productie door analyse van de verzameling verhouding. Ik beveel een 98,5 procent inzamelingspercentage voor elke succesvolle praktijk en dit is het doel het OM zou moeten streven. De KPI voor debiteuren tracks productie die niet-geïnde is gegaan, die niet alleen van invloed op uw collectie ratio en de omzet, maar op het einde, van invloed op de totale winstgevendheid van uw praktijk. Zoals u kunt zien, deze zijn drie zeer belangrijke en samenhangende nummers die de office manager moet bijhouden
KPI # 1:. De gemiddelde productie per patiënt
Een drukke praktijk is niet per se een winstgevende praktijk. Een tandarts die aan de praktijk komt elke dag en ziet een volledige line-up van de patiënten van open naar dicht kan succesvol voelen omdat de praktijk niet meer patiënten kunnen behandelen. Maar als de office manager houdt niet bij de gemiddelde productie per patiënt, is het moeilijk voor de tandarts om te weten of de praktijk is zo winstgevend als het zou kunnen en moeten zijn.
Een praktijk is het meest effectief wanneer het wordt de productie van de maximum tandheelkunde het kan voor elke individuele patiënt. Een praktijk die 30 patiënten per dag en gemiddelden slechts $ 150 van de productie per patiënt ($ 4,500) ziet is lang niet zo winstgevend als een praktijk die 20 patiënten per dag, maar gemiddelden $ 350 van de productie per patiënt ($ 7,000) ziet. Overweeg voor een ogenblik dat een dagelijkse verschil als deze ($ 2500) vier dagen per week kan betekenen een extra $ 500.000 per jaar voor een praktijk scheduling patiënten. De dramatische verschil in omzet en winst is te wijten aan het feit dat de "langzamere" de praktijk heeft de tijd om te presenteren, verkopen en te leveren meer uitgebreide tandheelkundige zorg. De "trager" praktijk zal ook efficiënter worden uitgevoerd met minder stress, omdat het OM heeft meer tijd om zich te concentreren op de belangrijkste taken in de praktijk. Hier zijn drie stappen OM kunnen implementeren om de gemiddelde productie per patiënt te verhogen.
1. Voer een uitgebreide mondgezondheid examen op elke patiënt, met inbegrip van parodontale sonderen, mondkanker borstel biopsieën, cosmetische tandheelkunde evaluaties en potentieel geschikte electieve procedures. Dit helpt tandartsen te identificeren meer tandheelkunde die zouden kunnen profiteren patiënten.
2. Ontwikkeling van effectieve scripts voor case-presentatie voor de tandarts, de behandeling coördinator en office manager. Deze scripts zal de patiënt de aandacht op de voordelen van de behandeling richten.
3. Patiënten bieden de mogelijkheid om meerdere procedures resulteren in één afspraak (indien mogelijk) hebben. Patiënten in het algemeen als het hebben van zo veel tandheelkunde uitgevoerd in een enkel bezoek mogelijk, want het is handiger
KPI # 2:. Collecties
U kan zijn verbaasd over het grote aantal tandartsen ik in contact komen die met een verzameling verhouding die lager is dan de aanbevolen 98,5 procent inzamelingspercentage - ver beneden in sommige gevallen. Waarom is deze KPI zo cruciaal voor de financiële gezondheid van uw praktijk? Wanneer u een patiënt voor de behandeling te plannen kunt blokkeren van een bepaalde tijd, of het nu 30, 60 of 90 minuten, voor die patiënt. Op het moment van de service, de praktijk loopt de arbeid en de indirecte kosten behandelingsketen. Wanneer de kosten van de procedure uitgevoerd gaan niet-geïnde, de opbrengst verlies je van die regeling, de kosten van de dienst, plus de inkomsten die u had kunnen maken door het leveren van tandheelkundige diensten aan een betalende patiënt.
In wezen, het verlies aan inkomsten uit de tandheelkunde dat niet-geïnde gaat is veel meer schadelijk voor de praktijk dan alleen ongeacht het bedrag van de verloren kosten was. Wanneer een patiënt niet geheel of gedeeltelijk een vergoeding voor de tandheelkunde betalen, er verzamelen inspanningen vereist, hetgeen de rentabiliteit praktijk beperkt. Levin Group client onderzoek blijkt dat de gemiddelde kosten van het verzenden van een wetsvoorstel om een patiënt is US $ 4,50 als je personeel tijd, mailing en leveringskosten te combineren. Als een patiënt wordt aanzienlijk delinquent op zijn of haar account voor een periode van 90 dagen en uw praktijk stuurt facturen per maand, dat is nog eens US $ 13,50 kosten per patiënt alleen in de facturering, geen rekening houdend met de hoge kosten van het schrijven van brieven en administratieve ploegentijdrit. Deze kosten worden toegevoegd aan de oorspronkelijke verlies in het leveren van de tandheelkunde.
Collectie problemen kan bijzonder frustrerend zijn voor de office manager zijn, aangezien de toegevoegde collectie inspanningen ook zijn of haar tijd te nemen uit de buurt van andere meer productieve kantoor taken die moeten af te maken. Drie stappen uw OM en tandheelkundige team kan nemen om collectie verhouding van uw praktijk te verhogen:
1. Maak informatie beschikbaar zijn in uw praktijk die zal opleiden patiënten over de voordelen verzekering kan bieden voor bepaalde behandelingen, en train je personeel goed geïnformeerd te worden in deze voordelen, zodat patiënten hebben een duidelijk beeld van wat deel van een vergoeding door de verzekering gedekt is en wat niet .
2. Bezorgen patiënten zich realiseren van de tarieven die zij belast voordat een behandeling wordt uitgevoerd is. Dit ruimt misverstanden later en kan een betalingsregeling worden uitgewerkt, indien nodig.
3. Bieden financiering door derden patiënt door middel van een externe financiering bedrijfs- die vaak vooraf goed te keuren van patiënten voor financiering vóór de behandeling zelfs begint. Hierdoor kan de praktijk onmiddellijk terug te betalen voor de tandheelkunde uitgevoerd
KPI # 3:. Debiteuren
Wij raden aan dat 95 procent van uw patiënten betalen alle kosten aan de praktijk binnen 60 dagen. Wij raden dit omdat ons onderzoek heeft aangetoond dat u slechts ongeveer een 20 procent kans van het verzamelen van verantwoord wanneer ze gaan vorderingen die meer dan 90 dagen. Verder is een goed doel is om 70 procent van je patiënt vorderingen op of onder 30 dagen. Helaas, een groot aantal tandartspraktijken die ik heb behandeld met meer dan vijf procent van de aanbevolen aantal patiënt vorderingen die meer dan 90 dagen te laat. Deze debiteuren aanzienlijk invloed hebben op de mogelijkheid van de praktijk om de winstgevendheid te bereiken. Met het oog op de praktijk de financiële gezondheid te behouden, Levin Group Method schrijft debiteuren niet meer dan één maand van de gemiddelde productie.
Als uw praktijk lijdt aan exorbitante of uit de hand debiteuren, zijn er drie stappen die ik adviseren dat je office manager kunnen implementeren dat zal dit probleem te verlichten:
1. Een systeem dat de patiënten zullen waarderen en te profiteren van een vijf procent hoffelijkheid op volledige behandeling kosten wanneer ze volledig te betalen up front, ten minste 48 uur voorafgaand aan het tijdstip van de behandeling. Dit bespaart de patiënt geld op de bijdrage (afhankelijk van de procedure, kan een aanzienlijk bedrag) en bespaart geld voor de praktijk, omdat ontvangsten al verzameld en er is geen overhead nodig is voor facturering.
2 . Waardoor patiënten om creditcards te gebruiken voor de betaling is bijna een must in praktijken vandaag. Zeer weinig patiënten hebben de mogelijkheid om uit eigen zak te betalen voor belangrijke tandheelkundige ingrepen, maar creditcards hen in staat stellen om volledig te betalen aan de voorkant, of, ze kunnen ook een pre-autorisatie automatische betalingen die worden geheven op een bepaalde datum elke factureringscyclus. Nogmaals, dit veroorzaakt minimale overhead voor de praktijk om te verzamelen over deze tandheelkunde, en maakt de betaling voor de tandheelkunde meer comfort voor de patiënten.
3. Sommige patiënten die niet kunnen betalen aan de voorkant in het geheel zijn bereid om de helft te betalen van de behandeling kosten wanneer ze wordt overeengekomen en de andere helft voor de behandeling is afgerond. De tweede helft van de behandeling wordt verzameld bij het begin van de definitieve benoeming de behandeling van de patiënt, wat betekent dat er geen overhead die nodig is voor de facturering of collecties.
Samenvatting
Het meten en voortdurend analyseren van alle Key Performance indicatoren is de enige manier om nauwkeurig te begrijpen hoe uw praktijk heeft gepresteerd in het verleden en voorspellen wat het zal doen in de toekomst. Het is ook de beste manier om Office Manager betrokken bij één van de belangrijkste beheersystemen van de praktijk te houden. Het bijhouden van KPI's kan de Office Manager een kritische bijdrage aan het succes van uw praktijk.
Roger P. Levin, DDS is oprichter en CEO van Levin Group, een toonaangevende tandartspraktijk management consulting firma. Sinds de oprichting van het bedrijf in 1985, heeft Dr. Levin gewerkt om het bedrijfsleven aan de tandheelkunde te brengen.