Er zijn drie principes die ik zou willen delen die u zullen helpen uw praktijk te communiceren meer proactief met de patiënten over de financiën. Voordat ik dat doe, wil ik u vertellen over de dag dat ik leerde het geheim aan te vragen patiënten voor je geld en het maken van het verzamelen van plezier. Vele jaren geleden had ik een patiënt met de naam Sally Tatum. Sally was ongeveer vier voet twee en ze kon letterlijk lopen langs de receptie, (ik kon haar niet zien omdat de balie was zo groot), verlaat het gebouw, krijgen in haar auto, krijgen op de snelweg, en verdwenen voordat ik zelfs besefte ze ooit de klinische gebied had verlaten. Steevast dat betekende Sally voor haar tandheelkunde nooit betaald. Zodra we beseften Sally had verlaten, zou ik bellen en informeren haar de volgende keer dat ze kwam in dat ze nodig zou hebben om me een cheque brengen. Ze zijn het erover eens, en dan een of andere manier in slagen om binnen te komen, zie de tandarts, eindigen haar benoeming, en opnieuw te omzeilen de receptie-zonder te betalen.
Op een dag dacht ik aan een plan. We besloten om een slot op de binnendeur dat de patiënt terug naar de receptie kamer namen uit de business area te zetten. De volgende keer dat Sally Tatum kwam, voltooide ze haar tandartsbezoek, en liep naar de deur, maar deze keer niet open omdat ik de release onder de toonbank had. "Sally Tatum, hoe aardig van je om te stoppen," zei ik. "Ik geloof dat we een overeenkomst die u in een cheque van vandaag zou brengen." Ze lachte schaapachtig, zette haar tas op het aanrecht, opende haar portemonnee en gaf me een prachtig gevouwen, perfect gevouwen cheque (voor de vier honderd dollar dat we upon hadden afgesproken). Toen ik keek op de dag, was het maakte drie weken voorafgaand aan ons gesprek. Toen drong het tot me. Ik besefte dat dit was gewoon een spel. Haar doel was, en altijd was geweest, om zo vaak als ze kon om de snelweg te krijgen zonder het opgeven van het geld. Mijn doel was om effectief te communiceren en het financiële beleid en de procedures van de praktijk af te dwingen. De dag realiseerde ik me dat dit spel kan worden gedefinieerd door drie principes was de dag verzamelen plezier werd
Het eerste principe:. Informeren voordat u uitvoert
Het eerste principe van effectieve financiële communicatie is- informeren voordat u uit te voeren. Deze opdrachtgever betreft zowel klinisch (bekend als informed consent), en financieel beleid een praktijk of hoe je omgaat met geld problemen. Ik denk dat de patiënt moet nooit aan iemand te vragen in de tandartspraktijk, of het nu de tandarts, een assistent, een hygiënist, of een lid van het administratief personeel "Hoeveel gaat dit kosten?" Voordat u uw financiële criteria kan communiceren , je hebt om ze te maken, en helaas, te veel praktijken hebben gewoon niet de tijd om patiënt beleid verduidelijken wanneer het gaat om de financiën genomen. Om een interne financiële leidraad te creëren, een lijst van elke situatie te maken met een patiënt die een mogelijke financiële component en vervolgens een lijst van de procedure van uw praktijk voor de behandeling van het. Bijvoorbeeld, wanneer een patiënt mist een afspraak-do in rekening brengen van de no-show? Als zogenaamde wat is de vergoeding? Heeft u vragen voor ongedekte cheques-en hoeveel? Eenmaal voltooid, moet uw interne financiële beleid worden geplaatst in een privé-ruimte van het kantoor en direct beschikbaar, zodat elk lid van het personeel er toegang toe als dat nodig is en volg de juiste procedures gemaakt.
Met behulp van schriftelijke financiële afspraken is een ander manier om effectieve financiële communicatie met patiënten te waarborgen. Financiële formulieren moet niet alleen betrekking hebben op de behandeling en de kosten, ze moeten ook de patiënt te informeren over de richtlijnen van kracht. Zodra de behandeling is overeengekomen en de wijze van betaling is ingesteld, houdt u de informatie gemakkelijk toegankelijk is in recordtijd van de patiënt en op de computer.
Moet artsen bespreken geld?
Practices zijn vaak onzeker van de rol van de tandarts moeten spelen als het gaat om de communicatie financiën aan patiënten. Frustraties kunnen vaak ontstaan wanneer het administratief personeel niet de juiste richting en het gezag wordt gegeven aan de financiële problemen van de praktijk af te handelen. De rol van de tandarts is om de juiste standaard in financiële communicatie te stellen en om zijn /haar administratief personeel in staat stellen om het financiële beleid van de praktijk af te dwingen. De algemene regel die ik heb geleerd voor jaren is dat de tandarts niet zou moeten krijgen in het onderwerp van het geld met de patiënten. Er zijn echter drie uitzonderingen waar ik denk dat het wenselijk is voor de tandarts om kosten te bespreken. Bij het werken in een noodsituatie, de patiënt in de stoel, zijn x-stralen zijn genomen, en de diagnose is gesteld, verwacht ik niet dat een administratief medewerker te lopen in de klinische gebied om de patiënt over hoeveel vertellen behandeling gaat kosten. De tandarts moet worden voorbereid om zijn /haar aanbevelingen en de aan elke kosten bespreken.
De tweede geval is wanneer er een verandering in behandeling. Wanneer het buccale put wordt vier gewortelde endo en een kroon, de tandarts moet stoppen en de patiënt te informeren dat er geen verrassingen. De laatste is bijvoorbeeld tijdens het consult. Maar in dit geval de tandarts mag alleen praten over de kosten van de behandeling, niet de manier waarop de vergoeding zal worden betaald. Die discussie moet worden overgelaten aan het administratief personeel in de meeste gevallen
Het tweede principe:. Als je niet vragen-het antwoord zal altijd "nee"
Het tweede principe van effectieve financiële communicatie is -als je niet vraagt, zal het antwoord altijd "nee". Vele jaren geleden een tandheelkundige incassobureau vertelde me dat, naar hun mening, 85 procent van al het geld kan worden opgehaald bij de receptie als iemand zou alleen vragen. goede verwachtingen bepalen en communiceren met financieel patiënten moet beginnen vóór de behandeling. Debiteuren wordt pas een probleem als je niet effectief heeft gecommuniceerd en beveiligd een "emotionele buy-in" van de patiënt met betrekking tot de financiële overeenkomst. Af en toe mensen komen naar me tijdens mijn seminars en vragen waarom ik benadruk het communiceren met patiënten voorafgaand aan de behandeling zo veel. Ze zeggen vaak dat het net zo belangrijk om te praten over geringe vorderingen indienen en het verzamelen oproepen. Daarna gaan ze naar hun succes in gang naar de rechter over de naam van de arts en de kennis die ze hebben opgedaan over geringe vorderingen te delen. Ik luister aandachtig en vervolgens reageren met twee opmerkingen. One-gecom- gegaan naar de rechter en won het oordeel, maar nog steeds heb niet het geld. Twee-als je diezelfde energie in de communicatie met uw patiënten voorafgaand aan de behandeling, u waarschijnlijk niet zou hebben een debiteuren probleem in de eerste plaats. Een beter gebruik van tijd en energie is proactieve communicatie
Het derde principe:. Verklaringen af te leggen en te voorkomen dat open vragen
Het derde principe van effectieve financiële communicatie is- verklaringen af te leggen en te voorkomen dat open- ended vragen. De meeste tandartsen, mondhygiënisten, en andere klinische medewerkers zijn opgeleid om patiënten vragen open vragen. Hoe lang is de tand is pijn? Toen werd het endo gedaan? Hoe lang is dat de tand werd gewonnen? Bij de behandeling van patiënten klinisch, met de vraag open vragen is passend en aangemoedigd. Maar administratief, het ergste wat je kunt doen is om een patiënt een vraag te stellen in een omgeving waarin u het antwoord niet kan controleren. Bijvoorbeeld, als je de vraag, "Wilt u betalen, Mrs. Smith? 'En Mrs. Smith zegt:" Nee, "je kunt niet kwalijk nemen Mrs. Smith voor het antwoord. Je gaf haar toestemming te beantwoorden in de manier waarop ze voelden ons zeer comfortabel. Een betere keuze is om uitspraken te doen. "Mvr. Smith, de kosten vandaag de dag zijn ... "en ga dan door de verschillende manieren waarop de patiënt kan betalen.
De laatste en vaak over het hoofd stukje van de puzzel in effectieve financiering is om ervoor te zorgen uw patiënten hebben flexibele betalingsmogelijkheden die dat niet doen schadelijk voor de productiviteit van uw praktijk en de bottom line. Er zijn drie financiële opties die ik aanbevelen praktijken op te nemen; prepay, retail credit cards, en de financiering van de patiënt. Met vooruit betalen, het geld is op uw bankrekening voorafgaand aan de behandeling, zodat je vrijwel elimineren kortetermijnaanvragen annuleringen en no-shows. Als u te bieden patiënten een vooruitbetaling hoffelijkheid, informeren de verzekeringsmaatschappij van de korting op het tarief. De tweede optie die ik aanraad is een retail credit card zoals MasterCard en VISA, omdat de praktijk binnen 24 uur wordt betaald. De derde optie ik aanraad is een patiënt financieringsprogramma. Deze financiering optie betaalt u binnen twee dagen van de behandeling en laat uw patiënten om kleine maandelijkse betalingen die passen in hun budget te maken. Niet-productieve financiële opties, zoals pay as you go en half naar beneden en de andere helft op de tweede afspraak (zowel aan te moedigen korte termijn annuleringen, no-shows en versnipperde tandheelkunde) en het dragen van rekeningen in-house (A /R en incassokosten) moet worden gestaakt in mijn mening
Door het volgen van deze principes en het maken van een verbintenis pro-actief met uw patiënten te zijn, zult u niet alleen het verbeteren van de financiële communicatie -. zul je het spel van het verzamelen van geld meer lonend te maken - en plezier .
Jennifer de St. Georges is een internationaal gerenommeerde tandheelkundige praktijk management opvoeder. Ze heeft op vrijwel alle toonaangevende tandheelkundige bijeenkomst in de VS, Canada en het Verenigd Koninkrijk gesproken, en heeft artikelen voor de prestigieuze internationale geschreven "Journal of het FDI."
Overgenomen met toestemming, Dental Economics, september 2004.