Hoewel deze gegevens niet specifiek voor de tandheelkunde, wij geloven dat de incidentie van tandheelkundige fraude is dan klein bedrijf vanwege de aard van de tandheelkunde vergelijking met andere "kleine" bedrijven. Kleine bedrijven hebben meestal een sterke interne controles plaats en ze scheiden job functies op een manier die tandartspraktijken niet. Bijvoorbeeld, de meeste bedrijven hebben gewoonlijk twee mensen die betrokken zijn bij elke contante transactie. De betekenis van de scheiding van de functies is dat om te stelen, twee medewerkers moeten samenspannen.
Contrast dit naar een tandheelkundige kantoor waar vaak een of twee mensen zijn het uitvoeren van de administratie.
Diefstal is een echte en waarschijnlijke probleem voor tandartspraktijken
De gezondheidszorg beoefenaars zijn van nature vertrouwen zielen. Een kenmerk van een professional is dat hij of zij belang van hun patiënten boven hun eigen plaatsen. Helaas zijn veel tandartsen geen onderscheid kunnen maken tussen de klinische omgeving, waarbij zuiverheid van motieven wordt verwacht, en de niet-klinische elementen van hun praktijk, waar misschien mensen samenwerken in een base wijze. Dienovereenkomstig, veel tandartsen niet de scepsis die nodig zijn om hun kwetsbaarheid voor fraude te herkennen.
Hoewel een groot deel van de literatuur over tandheelkundige fraude biedt platitudes als, "zijn meer betrokken bij de zakelijke aspecten van uw praktijk," we erkennen dat een dergelijk advies is zowel onpraktisch en nutteloos.
Onze bedoeling in dit artikel is om suggesties dat elke tandarts kunnen implementeren zonder zijn of haar klinische uur in tweeën te snijden om elke financiële transactie te beoordelen bieden.
Waarom vertrouwde medewerkers stelen?
de verleiding om te stelen wordt gedreven door hebzucht, gewenste wraak tegen de werkgever, wordt minder betaald dan de werknemer voelt hij of zij waard is of gewoon pure opwinding. De behoefte aan geld is de dominante motivator en kan worden aangedreven door onbeheersbare schulden, een verlangen om te leven buiten de eigen middelen, gokken, alcohol of drugsverslaving.
Het besluit om te stelen treedt op wanneer uw vertrouwde werknemer heeft een verschuiving in de ethiek. Onderzoek heeft herhaaldelijk aangetoond dat zware financiële druk normaal eerlijke mensen zal dwingen om hun waarden te heroverwegen. Wanneer geconfronteerd met hun huis te verliezen, veel anders eerlijk werknemers beginnen om de zwakke punten van uw administratie te beoordelen en peilen naar de kans op succes. Tenzij ze geloven dat de ontdekking waarschijnlijk is, zal de gemotiveerde fraudeur het risico te nemen en te stelen.
Gevaar ondertekent
Hoewel het moeilijk is om de definitie van "typische fraudeur," de meeste mensen die stelen wordt weergegeven waarschuwingsborden. Enkele voorbeelden zijn:
Een verhoogde frequentie van patiënt klachten factureringsfouten. Normaal moet het meeste fouten worden gevonden de aansluiting van de patiënt en niet naar de tandarts.
De werknemer duidelijk boven hun stand leven. Onze ervaring is dat dit duidelijk aan het personeel voordat het met je doet zal worden.
Een medewerker die vakantie weigert. De dief moet worden in het kantoor om transacties volgen en verklaringen voor verdachte activiteiten. Fraude wordt vaak ontdekt wanneer de persoon stelen is afwezig en ander personeel fill-in.
Kijk voor medewerkers die constant blijven achter om "af te maken." Fraudeurs moeten "alleen" tijd om transacties te volgen en te vervalsen facturering en grootboekposten . Als een werknemer regelmatig overuren werkt zonder voldoende reden, moet je onderzoeken. Ironisch genoeg, terwijl je denkt dat deze werknemer is gewijd, wordt hij of zij eigenlijk het stelen van uw geld.
Onregelmatig of storend gedrag op het kantoor. Om verschillende redenen, kunnen uw medewerkers dit zien, maar niet rapporteren aan jou. Andere gedragingen te letten zijn preoccupatie, intrekking of ongepaste uitingen van woede of frustratie. Extreme stemmingswisselingen komen vaak voor bij het schuldgevoel en stress aanwezig zijn
Deze symptomen niet noodzakelijkerwijs betekent dat de medewerker is het stelen van uw praktijk.; maar ze moeten u te wijzen op de mogelijkheid.
Hoe doen ze het?
De meeste diefstal impliceert het nemen van contant geld en vervolgens wijzigen of records te verbergen te vernietigen. Sommige van de gemeenschappelijke methoden die worden gebruikt zijn:
antedateren contante betalingen dat het lijkt de patiënt heeft al betaald voor de behandeling,
niet in slagen om ongepland afspraken aangaan dag lakens en potten het geld,
het aanbrengen van een verzekering of credit card betaling van de ene patiënt naar de rekening van een ander, die contant betaald,
zakkenrollerij geld voor de betaling en vervolgens af te schrijven de vordering, zodat de patiënt niet delinquent verschijnt,
verwijdering van grootboek en benoeming inzendingen voor het bewijs van de patiënt te verwijderen bezoeken.
Nadat de fraudeur steelt zonder detectie, de fraude vaak wordt herhaald met toenemende hoeveelheden. Dit begint een cyclus van diefstal die maanden of jaren kan duren, waardoor een groot financieel verlies en de tandarts gevoel geschonden.
Twaalf positieve stappen die u kunt nemen
preventieve stappen is aangetoond dat het zijn meest effectieve en goedkoopste manier om te gaan met mogelijke fraude. De volgende stappen helpen verminderen de kans op fraude, en als fraude optreedt, kan de ernst te verminderen. De functie van deze stappen is om de administratieve controle te verhogen en om de mogelijkheid te verminderen dat het personeel het gevoel dat ze kunnen onopgemerkt verdonkeremanen.
Zijn alle bankafschriften en mededelingen rechtstreeks verzonden naar uw huisadres. Vraag dat alle geannuleerde controles worden geretourneerd. Persoonlijk onderzoeken geannuleerd controles en officiële verklaringen en onderzoek naar de ongebruikelijk. Weiger om blanco cheques te tekenen of maken het gebruik van de ondertekening zegels op de controles.
Implementeren van een computersysteem. Vrijwel elke computer systeem, goed uitgevoerd, zal fraude minder waarschijnlijk te maken.
Zorg ervoor dat niemand op de loonlijst kan worden geplaatst zonder uw uitdrukkelijke toestemming. Fraudeurs kunnen fictieve (part-time of casual) medewerkers maken en houden het loon controles.
Gebruik pre-genummerde checks, facturen en kwitanties zodat u een juiste getallenreeks te controleren. Als u een computer gebruikt om deze items te genereren, contact op met uw softwareleverancier om ervoor te zorgen dat beperkingen en auditing functies zijn op hun plaats.
Force mensen om jaarlijkse vakantie te nemen. De dief moet dicht bij de actie blijven en zal verzetten tegen het nemen van vrije tijd.
Uitvoeren van de beveiligingsfuncties van uw Interacmachine. Personeel mag niet in staat zijn om geld aan een creditcard of betaalpas zonder begeleider toestemming. Print de Interac machine transacties per dag en persoonlijk te herzien. Terugbetaling van geld met behulp van de Interac machine is snel en gemakkelijk. In veel praktijken, de Interac machine zit op de receptie waar bezoekers geld kan terugbetalen hun rekening in de tijd die het kost medewerkers om naar het toilet.
Stel uw software om "supervisor" en "restricted level" toegang hebben. Beperkte toegang gebruikers kunnen niet afschrijven of transacties verwijderen zonder toestemming. Receptie personeel mag NOOIT hebben toegang supervisor-niveau - het personeel zou niet in staat zijn om afspraken af te schrijven of op te schrijven alle rekeningen te verwijderen of te verwijderen zonder uw toestemming. Vraag uw leverancier aan te zetten de beveiligingsfuncties in uw software. Persoonlijk herziening van de dagelijkse audit log aan gebruikers die aanpassingen hebben gedaan identificeren.
Uitvoeren aparte toegang alarmcodes voor iedere medewerker die uw gebouw toegang. Fraude vereist vaak na uren toegang zodat je moet weten wie er komt na uren.
Maak afzonderlijke computer wachtwoorden voor elke werknemer. Dit zal helpen bij het identificeren die verdachte transacties aangegaan. Neem contact op met de leverancier om te bepalen of u "de tijd van de dag" access accounts kan hebben voor uw systemen. Wij raden u aan personeel toegang tot 30 minuten voor en 30 minuten na de normale geplande kantooruren te beperken.
Als u het huren van personeel, een grondig, sceptisch, achtergrond controleren, zelfs voor werknemers die niet betrokken zullen worden in het omgaan met geld. Onderzoek duidelijk lacunes in het werk van de geschiedenis, zoals oneerlijke mensen selectief bij de presentatie van hun ervaring kan zijn. Vraag elke voormalige werkgever voor de naam van de vorige en volgende werkgever en de data van de werkgelegenheid en met elkaar te verzoenen dit tegen de CV. Vink 'secundaire' verwijzingen in tegenstelling tot die vermeld op de rsum. Een voorwaarde voor de huur zou moeten zijn om een persoonlijke credit check doen. Vraag uw bank om u te helpen met deze zaak. Kijk voor een geschiedenis van onbetaalde schulden en eerdere civiele vonnissen.
Zorg ervoor dat uw verzekering dekt buiten misdaad, diefstal door werknemers en computer fraude. Het zal niet stoppen met diefstal, maar het zal helpen als je preventieve maatregelen niet werken.
Elke maand, persoonlijk herziening van de computer transactie geschiedenis rapport. Dit rapport toont de graaf en dollar bedrag van elke transactie voor de maand. Het omvat transactie totalen voor creditcards, contant geld, cheques patiënt, verzekeringen cheques, afschrijvingen, kortingen, correcties, fee omkeringen, NSF controles en directe storting. Elke praktijk zal anders transactie trends hebben, maar in het algemeen moet de in een fraude vrije training gevestigde trends consistent zijn.
Wat als u fraude vermoedt?
Als u fraude vermoedt, niet confronteren de werknemer, niet de politie bellen en geen actie tegen de werknemer niet zonder het advies van een professional. Volg deze drie stappen:
(i) verzoekt om professioneel advies:
Als u vermoedt fraude onmiddellijk contact op met een tandheelkundig fraude specialist die uw advocaat en accountant zal betrekken
(ii) Vergrendel:.
Onmiddellijk implementeren de juiste stappen aanbevolen in dit artikel. Als je voldoende personeel hebben, veranderen hun job functies, zodat het geld wordt afgehandeld door een ander persoon. Als fraude plaatsvindt en u deze stappen uit te voeren, bleef het stelen zal moeilijk zijn
(iii) Verzamel bewijzen:.
Als is vastgesteld dat fraude niet voordoen, vraag uw adviseur bij de politie te betrekken en hoe u het beëindigen fraudeur. Zodra u beëindigen van de werknemer veranderen de hele gebouw sloten, alarmcodes en computer wachtwoorden.
Als u gebruik maakt van een computer-systeem, bel een erkend vakman en hebben ze een kopie van uw harde schijf te maken en verwijder de originele harde schijf van service. Als je moet een forensische audit van uw computer systeem, zal dit tijdelijke bestanden die nuttig zijn tijdens de audit kan worden behouden. Als u de originele harde schijf in dienst te verlaten, loop je het risico het overschrijven van deze bestanden en misschien verliezen benodigde informatie, of het hebben van de werknemer saboteren de computer om bewijsmateriaal te vernietigen.
Als fraude is vastgesteld uw adviseur zou moeten leiden en coördineren van het onderzoek .
herstel
Om uw verliezen terug te krijgen, zul je een vervolging en recovery-strategie nodig hebben. Uw advocaat kan u adviseren over de vraag of strafrechtelijke of civielrechtelijke procedure de voorkeursroute zal zijn. In een poging om te profiteren van uw streak van menselijk fatsoen, zullen sommige daders aan te bieden aan restitutie te maken in ruil voor een overeenkomst rechtsmiddelen niet te zoeken. Hoewel u misschien de verleiding om te accepteren, moet u deze manier van handelen te nemen enkel op basis van juridisch advies.
Final gedachten
kwetsbaarheid voor fraude is duidelijk een probleem voor tandartspraktijken. We vermoeden dat vrijwel elke lezer van dit artikel zal een tandarts die het slachtoffer heeft leren kennen. Dit is het uiteinde van de ijsberg omdat er veel fraude die ontdekt en veel meer die om verschillende redenen niet worden openbaar gemaakt gaan. Het goede nieuws is dat vrijwel elke tandarts zijn of haar kwetsbaarheid kunnen verminderen door het nemen van een aantal fundamentele stappen.
David Harris, Bcomm, MBA, CMA, FICB, CD, CSC, TEP en William Hiltz, BSc, MBA, CET zijn senior adviseurs met Harris Beattie MacLennan & amp; Company, een Halifax-gebaseerde tandheelkundige adviesbureau, die helaas al op veel gevallen van tandartspraktijk fraude zijn geraadpleegd.