Gelukkig, er zijn slechts twee dingen die fout kunnen gaan met de opgeslagen in de computer systemen gegevens: ofwel 1) er iets ongelukkig gebeurt en de juiste mensen kan het niet goed openen, of zelfs 2) iets meer ongelukkige gebeurt en de verkeerde mensen er toegang toe. Helaas is de meerderheid van de tandartspraktijken zijn niet genoeg
Back-up, back-up, back-up
Het belangrijkste ding dat kan worden gedaan om ervoor te zorgen dat de elektronische records niet te doen om een van deze eventualiteiten te voorkomen. verloren is om ze een back-up. Sommige kantoren gebruik van multiple backupprocessen zodat als er één uitvalt ze een backup (voor de back). Er is niets mis met een passend niveau van paranoia op het gebied van gegevensbescherming. Een uitgebreide back-up scenario moeten voldoen aan vier voorwaarden:
1) Adequate Frequentie: Een routine of geplande back-up moet ten minste eenmaal per dag (of 's nachts plaatsvinden), en mogen niet eerder worden overschreven dan wekelijks. Sommige kantoren uitvoeren van een back-up halverwege de dag ook. Daarnaast is het belangrijk om back-ups die data terug te gaan een paar dagen te vertegenwoordigen handhaven, en niet alleen de dag /nacht voordien. Het is vaak belangrijk om te kunnen gegevens die ouder is dan de vorige dag herstellen. Idealiter, wekelijks of maandelijks back langer bewaard
2) passende fysieke scheiding is. De back-up gegevens moeten worden opgeslagen in een ruimte die waarschijnlijk niet worden beïnvloed door een ramp die optreedt ter plaatse behuizing productiegegevens. Gebeurtenissen zoals branden, overstromingen, en diefstal die het kantoor kan van invloed zijn niet ook invloed hebben op de back-upgegevens
3) Een goede Data Source:. Alle belangrijke gegevens moeten een deel van de back-upset zijn. Sommige back-upprogramma's zijn niet in staat om back-up bestanden die in gebruik zijn, en als programma's geopend worden aan het eind van de dag kan het onmogelijk een back-up van de gegevens in hen. Zorg ervoor dat uw back-up bevat de gegevens die u nodig hebt
4) Adequate Logging and Recovery controleren. Het is heel gebruikelijk voor gebruikers om te ontdekken dat, hoewel ze dachten dat hun gegevens werd een back-up, het eigenlijk niet was. Hardwarestoringen, configuratie en software-aanpassingen en media problemen zijn veel voorkomende redenen die back-up systemen stoppen met werken.
Laten we eens kijken naar een aantal gemeenschappelijke back-apparaten
Tape backup-DAT en Travan tapes zijn de meest voorkomende back-up media gebruikt in tandartspraktijken vandaag. DAT drives zijn veel duurder, maar zijn betrouwbaarder en veel langer mee. De werkelijke DAT media zijn daarentegen minder duur dan de Travan media. Het probleem met dit soort back-up is dat de banden en stations uiteindelijk slijten, en ze zijn relatief langzaam aan file. Er zijn echter drie belangrijke redenen dat de banden het meest worden gebruikt: Ze kunnen een zeer grote hoeveelheid data te houden, ze kunnen dagelijks worden gedraaid, en de banden zijn relatief betrouwbaar
CD /DVD-branders-cd's en dvd-media zijn. gemakkelijk verkrijgbaar, goedkoop, makkelijk te gebruiken en handig om verschillende redenen. Veel kantoren met succes gebruik van herschrijfbare cd's (CD-RW) naar dagelijkse back-ups uit te voeren. Met behulp van een write-eenmalige CDR om een extra maandelijkse of wekelijkse back-up die voor onbepaalde tijd wordt bewaard te doen is een geweldig idee. Helaas zijn deze inrichtingen niet veel gegevens bevatten en kunnen niet worden gebruikt in situaties waarin alles behalve de meest elementaire gegevens moeten worden opgeslagen.
Verschillende magnetische media-Zip, jazz, en zelfs diskettes worden gebruikt voor het opslaan zeer kleine hoeveelheden gegevens. Hoewel ze veel langzamer dan de huidige CDRW inrichtingen, zij over het algemeen zeer betrouwbaar en gemakkelijk te gebruiken. De voordelen en beperkingen van de CD media van toepassing op deze producten, met uitzondering dat de magnetische data sneller zal vervagen met de tijd.
verwisselbare harde schijf-externe USB-drives, of verwisselbare IDE of SCSI-harde schijven bieden een zeer snelle methode om steun van grote hoeveelheden gegevens. Nog een harde schijf is een van de meest waarschijnlijke dingen te falen in een computersysteem en verwijderbare schijven zijn derhalve minder betrouwbaar dan tapes zijn. Een bijkomend probleem is dat de meeste kantoren met deze aanpak een verwijderbare schijf die wordt gebruikt elke keer, en dus zonder opeenvolgende dagelijkse backup met de mogelijkheid om oude gegevens te herstellen.
Replicatie-Large praktijk soms reserveservers die in het geval dat er iets gebeurt met de hoofdserver. Het is ook gebruikelijk voor een tandheelkundige server worden gebouwd met hardware of software mechanismen om gegevens te repliceren van de ene harde schijf naar de andere op een continue basis. Deze systemen zijn vaak opslaan praktijk dwarsbomen zijn beschikbaar, maar als gegevens worden verwijderd, worden deze verwijderd uit de replica tegelijk. Replicatie processen zijn dan ook geen vervanging voor een dagelijkse back-up naar een andere media.
Computer naar computer-opslaan van een kopie van de gegevens van de server op een andere werkplek in het kantoor is een geweldige manier om die gegevens te waarborgen zal snel beschikbaar zijn Indien serveruitval. Gewoon veranderen van een aantal inzendingen pad kan toestaan dat het kantoor om te blijven werken met de gegevens op een andere machine. De twee belangrijkste problemen met dit type file zijn dat de gegevens blijven in het kantoor, en zit op apparaten die zijn waarschijnlijk beschadigd of gestolen als de hoofddata, en kan er geen manier om oudere gegevens op te halen zijn. Een roterende reeks van back-ups van verschillende computers in het kantoor kan een deel van dit probleem op te lossen.
Offsite backup-gegevens overgedragen aan de overkant van telefoonlijnen of een Internet-verbinding met een externe back-up faciliteit wordt vaak 'offsite back-up'. Natuurlijk moeten alle back-ups worden verplaatst 'offsite', maar met behulp van een dataverbinding om het daar te snel te verplaatsen is een uitstekend idee. Kleine hoeveelheden gegevens zoals praktijkbeheersoftware gegevens kunnen eenvoudig worden in deze manier. Als u het opslaan van grote hoeveelheden informatie in een offsite back-up faciliteit, ook niet vergeten dat je kan nodig zijn om de gegevens terug op een bepaald punt te krijgen. Sommige faciliteiten kunnen de gegevens koerier in verschillende formaten, of zelfs een computer terug te keren naar u met de benodigde applicaties klaar voor gebruik met uw gegevens.
Zorg ervoor dat de back-ups en back-up logs worden regelmatig gecontroleerd. Het is een bijzonder goed idee om een testbestand in de back-up proces, dat je af en toe kunt wissen en vervolgens ophalen van de back-upset op te nemen.
Training
Gebruiker fout is de meest voorkomende oorzaak van data verlies in elk systeem. Alle medewerkers moeten training on the Practice Management Software, de Imaging Software, en over het juiste gebruik en de functie van het computersysteem. Fouten gebeuren, maar katastrofisch daarvan zijn minder vaak in kantoren die een prioriteit gelegd op het begrip en het juiste gebruik van de computers en software. Zorg ervoor dat iedereen begrijpt wat met betrekking tot het gebruik van internet, e-mail, en de bescherming van anti-virus wordt beschouwd als 'veilige practices'.
Firewalls
De meeste tandartspraktijken hebben een verbinding met het internet van een aantal soort. Die verbinding kan mogelijk toestaan dat een 'hacker' om toegang te krijgen tot het kantoor en de gegevens van het internet. Een 'firewall' is een hardware of software mechanisme dat die ongewenste verbindingen voorkomt. Het is meestal veiliger om een apparaat te gebruiken omdat het minder waarschijnlijk worden uitgeschakeld of uitgeschakeld. Hardware firewalls zijn beschikbaar vanaf minder dan $ 100.
bescherming Anti-virus
Computervirussen waren eens een veel voorkomende manier om systemen om permanent gegevens verloren gaan. Vandaag de dag, omdat de meeste virussen worden geschreven om functies die een beetje meer 'creatieve' dan alleen het verwijderen van gegevens, en omdat het verwijderen van virussen programma's en technieken zijn beter, het is zeldzaam dat de gegevens daadwerkelijk is verloren als gevolg van een virusinfectie te voeren. Het is veel waarschijnlijker dat een virus leidt tot 'slechts' downtime en een dure onderneming het verwijderen van virussen. Een scenario dat komt vaker voor vandaag is dat van een virus infectie leidt tot toegang tot uw gegevens door andere partijen. Sommige virussen toestaan externe gebruikers in staat om verbinding te maken met het systeem, en een aantal uit te zenden uw documenten of vorige e-mails naar externe partijen. Het is duidelijk dat beide scenario's is funest voor een tandartspraktijk.
Het is belangrijk dat bijgewerkte anti-virus software draait op alle computers, zijn systeem gebieden van harde schijven niet gedeeld, worden gevaarlijke e-mailbijlagen nooit geopend enz.
Fysieke beveiliging
Vaak, computers in tandartspraktijken worden geplaatst in gebieden die toegankelijk zijn voor patiënten. Screen-spaarders zijn dat een systeem 'op slot', tenzij het juiste wachtwoord wordt ingevoerd. Gebruik deze op machines die kunnen worden benaderd door onbeheerd patiënten in de operatories of gangen. Zorg ervoor dat elke computer beschikbaar als service aan patiënten in de receptie heeft geen fysieke verbinding met de rest van het kantoor. Als u gebruik maakt van een draadloze hub van welke aard dan ook, ervoor te zorgen dat de echtheidskenmerken in staat worden gesteld om de toegang van ongewenste gebruikers te voorkomen. Het belangrijkste is, zorg ervoor dat het personeel weet dat alle niet-personeelslid te stoppen met de toegang tot computers.
Vroeg of laat een incident zal plaatsvinden in uw praktijk die resulteert in de noodzaak voor u om lang en hard na te denken over de veiligheid van jouw gegevens. Met de juiste planning, de uitvoering en de follow-up, kan data 'events' worden ingegrepen in een vrij routine manier, wat resulteert in weinig of geen data-verlies.
Craig Wilson is de CEO van Compudent Systems Inc ., een IT-bedrijf dat gespecialiseerd is in op maat gemaakte computer installaties voor tandartspraktijken.