U bent niet een negatief persoon, noch u genieten van te focussen op negatieve onderwerpen. Echter, op gezette tijden, is het slim om een reality check te doen. Uw tandheelkundige praktijk is niet immuun voor de lelijke mogelijkheid van verduistering. Helaas, de afgelopen jaren is er sprake van een alarmerende toename van verduistering hartzeer geweest.
Onnodig te zeggen dat ik onhandig en terughoudend om deze informatie te delen. Mijn aarzeling komt van het feit dat dit tijdschrift wordt gelezen door degenen die zichzelf en die potentiële dieven te beschermen. Deze informatie kan gebruikt worden voor het kamp. Dit is niet bedoeld als een "how-to" artikel. Ik moet werken op de vooronderstelling dat de integriteit is de belangrijkste motivatie voor het lezen van dit artikel. Maar als je motivatie anders -Vergeet wordt gevraagd dat alle slachtoffers van verduistering moeten bereid zijn om:.
Waarschuw alle medewerkers van de gevolgen - als gevangen
Automatische Ontslag
Meld misdaad met de autoriteiten
Legally te vervolgen - in de ruimste mate
vereisen teruggave
Wees bereid om te vergeven & amp; vergeet
Aandringen op professionele hulp en een strikt proeftijd.
Waar komt de "E" Word Start?
Bij de voorbereiding van dit artikel heb ik interviewde 15 personen die zijn gevangen en vervolgd voor verduistering van fondsen in de tandartspraktijk. Hun berouw, hun rechtvaardiging en hun persoonlijke verhalen zijn allemaal verschillend. Toen hem werd gevraagd om hun denken en gedrag te kwalificeren, deelden zij de volgende citaten:
". Het was gewoon gemakkelijk om een beetje op een moment"
"Dr. ___ Nam altijd geld uit de kas en nooit betaald terug. Ik denk dat ik voelde me alsof deze praktijk was net zo veel van mij als zijn. "
" Dr .___ afval meer geld dan ik ooit nam. "
" Ik dacht dat Dr. ___ gaf zoveel tandheelkunde weg dat hij zeker wasn 't gaat om een paar dollars hier en daar missen "
" hij heeft nooit waardeerde wat ik deed, noch zou hij bieden een raise zonder mijn bedelen -. dus ik denk dat ik gaf mezelf een loonsverhoging. Naar de hel met hem! "
" Eigenlijk had ik nooit gepakt had ik niet genomen een lunchpauze. "
Laten we praten over dit laatste citaat. Het is een inzichtelijke, ware anamnese.
Deze bijzondere receptioniste had gewerkt in het kantoor voor ongeveer 15 maanden. Zij was de enige full-time receptioniste. Eenmaal in een tijdje zou ze een helper hebben. Voor het grootste deel rende ze de receptie en gecompileerd alle praktijk rapporten. Op een dag, toen ze weg was naar de lunch, ging de telefoon. De dokter was toevallig in het gebouw en snel beantwoord de telefoon, denk aan het was een gesprek dat hij had verwacht. Het was niet zijn te verwachten oproep. Het was een patiënt wil een gespecificeerde opgave om de ontvangst van eigen betalingen te controleren naar het kantoor. Ook de patiënt probeerde te kwalificeren dat zijn zoon de receptioniste $ 100,00 contant geld had gegeven, tijdens zijn laatste bezoek. Zijn laatste statement gewoon aangegeven een saldo en de patiënt was in de war over de vraag of de ontvangen betalingen in contanten, geduldig cheque of verzekering check. De arts bedankte de patiënt en verzekerde hem dat de gespecificeerde opgave en de vorm van betaling geschiedenis zou in de e-mail, onmiddellijk. Hij deelde deze patiënt verzoek met de receptioniste, na haar terugkeer uit lunch. Ze reageerde onmiddellijk: "Ik zal zorgen voor het. Ik herinner me de zoon geven me $ 100,00. "
De volgende dag, de dokter vroeg de receptioniste," Hoe moet ik beantwoorden betaling vragen voor een patiënt als ik weer op te pakken van de telefoon. Bijvoorbeeld, hoe kunnen we bijhouden van contante betalingen te houden? "De receptioniste zei:" Dat is makkelijk, zou je gewoon verwijzen naar de kassabon boek of de computer betaling binnenkomst, 'Ze toonden daarna de dokter hoe je in en uit de computer, wat een $ 100,00 aanpassing, maar geen betaling die. Grappig ding - er was ook geen vermelding in de kassabon boek. Natuurlijk gaf ze vele redenen waarom ze niet de transactie klaar was en weer verzekerde de dokter: "Ik zal zorgen voor het." De dokter glimlachte, zei dankjewel, en ging naar zijn kantoor, waar hij zijn accountant belde en zei: , "we moeten praten."
voor de komende week, een drie-koppig team onderzocht en geëvalueerd alle transacties voor een periode van zes maanden. Het bewijs was overtuigend ... er was een "dief" in het front office. De arts en zijn accountant confronteerde de receptioniste. Ze kon de gedocumenteerd bewijs niet te twisten. Ze werd betrapt. Ze was er zeker van dat ze zou blijven om alle records te controleren, omdat haar eerste dag van het dienstverband. Het eindresultaat was alarmerend. Over een periode van 15 maanden had ze persoonlijk genomen meer dan $ 50 duizend uit de praktijk die werd gedocumenteerd. Ze toonde weinig berouw, het geld werd besteed, ontving zij de maximale berisping en verwoestte haar familie-eenheid
Uit deze ziektegeschiedenis en vele anderen, hier is een aantal goed advies.
Wees een Active Leider: Het is belangrijk dat de dokter deel te nemen aan het bestuur van de receptie. Doe alsof u de zorg over de zakelijke kant van uw praktijk en begrijpen van de zakelijke systemen die worden gebruikt in uw kantoor. Alle beleid en praktijken met betrekking tot omgaan met geld in uw kantoor, moet uw sanctie en goedkeuring hebben
beoordeling Uw nummers:. Discipline jezelf en kalender een routine controle van uw jaarrekening en de praktijk statistieken. Leer hoe op te halen en te volgen praktijk data. Interpreteer uw nummers en bevestigen hun uitvoerbaarheid en haalbaarheid. Van tijd tot tijd onaangekondigd, te reconstrueren per dag. Zorg ervoor dat u alle patiënten die zijn gezien in een bepaalde dag en ook hoe de gelden of postings werden opgenomen kan volgen
Monitor bankafschriften. Zorg ervoor dat uw personeel weet dat je kijkt naar uw maandelijkse bankafschriften. In feite moet je de persoon om uw bankafschriften openen - herzien hen, en dan hebben een balans van derden en het rekeningnummer voor de praktijk chequeboek. NIET uw receptionist voor de praktijk schulden gebruiken /chequing
Vraag geannuleerd Cheques:. Het is belangrijk dat u alle geannuleerde controles voor ongewone bedragen, begunstigden of goedkeuringen te inspecteren. Zorg ervoor dat u uw cheques terug met uw verklaring elke maand
Facturen:.. Teken nooit een cheque zonder herziening van haar desbetreffende factuur
Stuff en Mail: De arts moet de cheque, spullen te ondertekenen en te verzegelen de envelop. Neem dan een ander land dan het opstellen van de schulden persoon, mail de controles. Idealiter zou de schulden worden gemaild door de arts of hun echtgenoot.
A.R. Review: Opzet van een ingestelde tijd met de receptioniste te herzien alle verouderde accounts (wekelijks /maandelijks). Kijk naar elk account met uw receptioniste. Praten over de leeftijd van de rekeningen en de betaling geschiedenis
Test Instelmogelijkheden:. Minstens één keer per maand beoordeling een alfabetische lijst van alle afschrijvingen, aanpassingen, toelagen en slechte schulden. Zorg ervoor dat de receptioniste of de persoon die de Debiteuren nemen deel aan deze beoordeling
Budget:. Neem een actieve rol in het begrotingsproces. Opzetten van een begroting voor ieder boekjaar. Monitor uitgaven op een maandelijkse basis. Evalueer uw overhead uitgaven en percentages - per categorie. . Zorg ervoor dat uw receptioniste weet dat je goed kijkt helemaal betaald inzendingen en de teruggekeerde controles
Kijk naar de Chequebook: Als iemand anders is het invoeren van uw betaalbaar & amp; stortingstransacties in het chequeboek, maak er een punt om te kijken naar de chequeboek vaak. Absoluut niet toe whiteout voor gebruik in het chequeboek. Als er iets wordt vernietigd, gewoon een lijn door de ingang te trekken ... dus het kan nog steeds worden gelezen
Bonded & amp.; Referenties: Werknemers die individueel zijn betrokken bij de behandeling van de praktijk gelden moeten worden gebonden. Ook is er zeker van dat uw praktijk verzekering richt zich op de mogelijkheid van verduistering dekking. Check out referenties zorgvuldig, voor het huren van een persoon om uw geld en de praktijk boekhouding verwerken
Quarterly Review:. Aan het einde van elke opzetten van een beoordeling tijd met uw accountant of een andere professionele adviseur kwartaal. Een derde partij kan vaak zicht ongebruikelijke bedragen of percentages. Als dat zo is, kunt u vervolgens onderzoeken een beetje meer zorgvuldig
Cross-Train:. Geen één persoon moet worden gemachtigd met volledige controle over uw receptie. Het is belangrijk dat je cross-trein voor de dekking en een extra paar ogen en oren. Als je niet een persoon aan de cross-trein, dan kan de arts of de echtgenoot van de arts moet ervan overtuigd dat zij kunnen de essentie van de receptie, in het bijzonder het ontvangen van geld en de terbeschikkingstelling van begrijpen.
Uitstellen "alleen" Time : Veel regelingen worden ontwikkeld wanneer de receptionist is alleen in het kantoor. U kunt onder de indruk zijn als je ziet ze gaan de extra mijl en besteden extra tijd in het kantoor, maar het kan ook zeer gevaarlijk zijn. Het hebben van andere mensen in de buurt kunnen onrechtmatige manipulatie van cijfers, publicaties en rapporten af te schrikken. Ook dringen erop aan dat receptionisten nemen vakanties
Daily Deposito's:. Deposito's moeten worden gedaan op een dagelijkse basis. Laat nooit deposito's accumuleren. Alle boekingen moeten worden gedaan op de dag van de behandeling of binnen 24-uur van de behandeling of een zakelijke uitwisseling
Computer "schuilplaatsen". Het is gemakkelijk om dingen in de computer te verbergen. Heeft u een derde partij die uw computer laten zien hoe en waar de gelden of verduistering gedrag kan worden gemaskeerd in de computer begrijpt. Laat ze je leren hoe je computer rapporten interpreteren en hoe je kruisverwijzingen hen
Cash Practice:. Doe mee met de vele praktijken die het verlenen van diensten voor alleen contant geld. Dan, er zeker van dat uw productie wordt uitgevoerd gefactureerde volledig is en dat uw storting slips overeenkomen met de productie rapport. Nogmaals, het bijhouden van uw herkomst en de vorm van betaling ontvangen -.. Contant geld, persoonlijke cheque of verzekering check
Indirecte communicatie kan zijn bedreigend voor sommigen, maar de meeste werknemers willen de regels, voorschriften en de gevolgen van ongepaste activiteiten weten
Hoe te stelen van een tandarts
Vaak tandartsen niet weten wat te zoeken. In feite zijn ze bang om dingen te gaan uit angst voor het vernietigen van vertrouwen of teamgeest. Toch gecontroleerde personeel interactie en een eigen onderzoek de tijd, kun je beter het zekere voor het onzekere. Preventie door middel van bewustwording is waardevol en nuttig. Ik ben altijd verbaasd over hoe creatief mensen kunnen worden - om oneerlijk te zijn. De volgende activiteiten daadwerkelijk gebeurd. Laat ze niet gebeuren in uw praktijk:
- Cash patiënten zijn overbeladen en het verschil is gepot. (. Cross-reference uw kassabon boek aan het rekeningoverzicht) Je kunt niet een verschil van bedragen
-. Het personeel heeft het bedrijf credit card voor persoonlijk gebruik gebruikt. (Zorgvuldig uw verklaringen.)
- Ze nemen geld van de storting en vervolgens af aan het stortingsbewijs voor aankomst bij de bank. (Controleer of bankafschrift deposito's bij de werkelijke aanbetaling boek.) Vergeet niet om uw eigen deposito's bij de bank of een gebonden dienst verzamelen van uw storting
-. Een nieuwe bankrekening is geopend op naam van de arts en de persoon puts hun naam op de handtekening kaart. Sommige middelen zijn er afgezet voor later terugtrekking. (Open alle bankafschriften.)
- Cheques zijn gemaakt om fictieve leveranciers en de gelden zijn gedeeld nadat de cheque is geïnd. (Het coöperatieve verduistering genoemd.)
- die vervolgens verzekeringsuitkering ontvangt - - Valse facturen zijn aan verzekeringsmaatschappijen voor vrienden en families ingediend moet worden later gedeeld. (Verzekeringsfraude is zeer gevaarlijk en dom!)
- Geen kosten diensten zijn gepost voor familie en vrienden, zonder schriftelijke Dr. goedkeuring. (A symbolische betaling wordt gegeven om te zeggen dank u.)
- Cheques zijn geschreven om zelf voor een vermeende vergoeding. (Vóór de ondertekening van een persoonlijke cheque, ziet een bijgevoegd vergoeding vorm en merchandise ontvangst.)
- Cheques zijn gemaakt om geld. Een bekend gezicht kan wegkomen met dit bij een bank met behulp van een stempel van de handtekening van de dokter of het smeden van de naam van de arts. (Heb geen rubber handtekening stempels in het kantoor.)
- Veel dollars gaan de deur uit door middel van personeel met behulp van de praktijk port, voorraden, apparatuur en werktijd. (Voeg een stevig beleidsverklaring om al uw medewerkers zorgvuldig te bepalen wat juist en onjuist is.).
- Het is gebruikelijk en gemakkelijk te 'lenen' van de kas of tegen de kassalade. Zorg ervoor dat uw teller contant geld is gescheiden van uw kas. (Review en balans van uw kas per week en uw teller in contanten per dag.)
- Te vaak, overtollige voorraden, drugs, apparatuur en marketing items worden besteld en de aanvullende inventarisatie is naar huis genomen. (Track inventarisatie in /out.)
- Blank controles zijn ondertekend door artsen als ze haasten de deur uit voor een vakantie of conferentie. (Doe het nooit!)
- Een arts de echtgenoot of tandheelkundige partner - met de handtekening van de macht - is onder een hoedje met een staf persoon om fondsen te verduisteren. (Vereist twee eigenaar handtekeningen - een wezen de grootaandeelhouder.)
Dit zijn maar een paar voorzorgsmaatregelen u kunt nemen om te helpen verduistering te voorkomen. De sleutel is betrokken bij het bedrijf. Benadrukken het belang van aansprakelijkheid en verantwoordelijkheid met zelf en het personeel. Ze moeten weten dat je geopend voor ongepast gedrag het houden van uw ogen en oren.
Larry Wintersteen is een toonaangevend adviseur, docent, auteur en trainer van tandheelkundige, medische en juridische professionals. Hij is ook een praktijk management consultant aan de Universiteit van Colorado, Dental School, Denver, CO.