De topprioriteit voor tandheelkundige office managers is om het schema te vullen. De meeste praktijken hebben een systeem om contact met patiënten als ze verschuldigd zijn voor hun 6 maanden controle. Maar hoe zit het met de patiënten die tot laat eindigen? In contact te blijven met deze patiënten en proberen hen terug in uw agenda te krijgen is een onaangeboorde markt. Dit is een manier om een succesvolle tandheelkundige praktijk worden uitgevoerd omdat zo veel patiënten proberen om hun gezondheidszorg kosten laag te houden door uit te rekken hun bezoeken dat je ze kunt blijven gericht op uw praktijk.
Zodra u besluit om contact met alle patiënten die niet zijn gezien in meer dan een jaar moet je een systeem waarmee u om zich te verspreiden dit werk te creëren. Anders zullen er te veel mensen in contact te komen met in een keer! Een manier om verdeel en heers is het opzetten van een kalender om contact op met een paar letters van het alfabet op een bepaald moment:
januari - contactpersoon namen die beginnen met A - B
februari - contactpersoon namen beginnend met C - D
maart - contactpersoon namen beginnend met E - F
Etc.
nu - de lookup instructies in Dentrix zijn:
1. Office Manager - Letters
2. Selecteer de criteria - Laatste bezoek datum: 2 jaar geleden - 1 jaar geleden, Select patiënten met inbegrip van de juiste letters alleen
3.. Selecteer de datavelden - Voor- en achternaam, telefoonnummer, e-mail, evenwicht, verzekering
4. Maak /samenvoegen het bestand alleen
5. Plakken in excel
Voer dit rapport elke einde van de maand. Zodra u uw lijst, uw taak is om contact op te nemen elke patiënt in dit overzicht tijdens de maand. Het doel van deze gesprekken is om persoonlijk uit te nodigen de patiënten om terug te komen en krijgen hun tanden gereinigd. Afhankelijk van uw recall-systeem, hebben deze patiënten reeds ontvangen e-mails, ansichtkaarten en misschien wel een brief hen eraan te herinneren dat ze nodig hebben om een afspraak te maken. Uw verantwoordelijkheid is om te bellen en krijgen ze gepland. Je doel is om te plannen 10% van uw lijst
uw script voor deze oproep is:. Hoi, dit is Jill met HealthPark Tandheelkunde. Je bent verschuldigd voor uw schoonmaak, examen en mondelinge kankerscreening en ik bel dat gepland voor je krijgt. Zou een ochtend of middag afspraak zijn meer geschikt voor u?
Als je figuur het zal een uur duren om één pagina van uw bellijst te bellen, dan is het plannen van uw schema voor de tijd om contact met deze patiënten. Het is het beste om mobiele telefoons en zijn best te bellen om zo laat op de dag mogelijk te noemen - 's avonds zijn de beste om te proberen om mensen te vangen nadat ze thuis zijn en kunnen kijken naar hun kalender om een afspraak te maken. U kunt proberen te bellen op twee verschillende tijdstippen - alleen een bericht achterlaten op uw laatste gesprek! Documenteer de tijden die u belt zodat u ze kunt variëren. Natuurlijk, bel mobiele telefoons in plaats van thuis nummers. Documenteer uw pogingen.
Wanneer u deze lijst oproep te werken, zult u zeker praten met de patiënten die zijn verhuisd of zijn overgestapt naar een nieuwe tandarts. Je zal vooral laat een berg van voicemailberichten - maar er zal wel een paar mensen die u aan de telefoon. Dit is uw beste rechter van uw succes. Als je met iemand praat, moet je ze gepland in de buurt van 50% van de tijd! Vergeet alle redenen moeten ze voor een schoonmaak komen:
• Zij zal ook een mondelinge kanker screening ontvangen
• Komst binnen voor preventieve bezoeken helpt vangen eventuele problemen voordat ze groeien en duur (het bespaart een ton geld doen van een occlusale amalgaam in plaats van een kroon)
• Als ze tandartsverzekering (in het bijzonder een PPO de tandarts is toegetreden) het bezoek zal voor worden betaald door hun plan - kost ze niets
Vaak patiënten zal telefoongesprekken terug ook. Dus, je bent niet je tijd te verspillen door het verlaten van voicemails en uitnodigend patiënten om binnen te komen aan uw praktijk. In feite, na te denken voor een minuut - is er een medische dienstverlener die ooit vraagt u om nodigen u uit om binnen te komen wanneer u niet in de praktijk meer dan een jaar zijn geweest? Dit is een geweldige manier om op lange termijn relaties te onderhouden met uw patiënten.
Een ander voordeel van het creëren van een jaarlijkse lijst recall contact is dat je kunt inactiveren patiënten die zijn verhuisd of hebben echt verliet de praktijk. Waarom blijven uw budget op direct mail of andere reclame-afval aan patiënten die niet zijn terug te keren? Dus, als je met een persoon die je vertelt dat ze verhuisd naar een andere staat of ze verhuisden naar een andere tandarts te praten - inactiveren hen! In Dentrix gewoon naar de familie bestand & amp; of zelfs niet-patiënt - dubbelklik op de top box om deze persoon op inactief te veranderen. U bepaalt zelf wat zinvol is voor uw praktijk.
Aan het einde van de maand, ga terug naar deze lijst en controleren om te zien of er iemand is gepland (herinner te kijken in het grootboek te zien of ze in die maand kwam - en ook controleren om te zien of ze hebben een aanstaande afspraak te) - markeert elke patiënt met succes gepland. Nu, bereken uw succes:
Totaal aantal patiënten die
__________________________ = Success%
Totaal aantal patiënten op de lijst
Op dit moment, u ook alle patiënten verandert de status op inactief als zij niet hebben gepland een afspraak. Nu, deze aanbeveling hangt af van hoe je zoeken patiënten in contact te blijven met. In mijn groep opgenomen we zowel patiënten als inactieve patiënten in veel van onze follow-up van e-mails als een poging om patiënten gericht op onze praktijk houden. Maar we nooit inbegrepen alle niet-patiënten - dus deze status werd gebruikt voor mensen die verhuisden, vertelde ons dat ze vertrokken de praktijk of overleden. Het voordeel van het veranderen van de status op inactief was voornamelijk aan onze actieve aantallen patiënten nauwkeuriger te maken.
Zorg ervoor dat u laat uw tandarts weten patiënten dat de praktijk verlaten. Trek de hitlijsten en noteer de reden dat ze naar links en zet ze op het bureau van de tandarts. Voor patiënten die overleden, wilt u misschien een sympathie kaart te krijgen en zet het met de kaart, zodat de tandarts een briefje kunnen sturen naar de familie. Als iemand ongelukkig je vertelt ze vertrokken naar een andere lokale tandarts - vragen: "Mag ik laat de tandarts weten waarom? ' is een geweldige manier om de tandarts een aantal notities en de mogelijkheid voor haar om follow-up met die familie en ofwel excuses of probeer de verkeerde naar rechts te geven.
Een jaarlijkse recall lijst is slechts een manier een succesvolle werking tandartspraktijk. Bent u geïnteresseerd in nieuwe ideeën over het runnen van een tandheelkundige praktijk bent, kunt u zich abonneren op mijn wekelijkse blog. Een van de grootste uitdagingen voor het beheer van een tandheelkundige praktijk is managing tandartsverzekering. Met tandheelkundige verzekering afgehandeld, dan tandheelkundige marketing voor nieuwe patiënten wordt een primaire focus. In de huidige dag van de online reviews, behandeling klachten van patiënten goed is essentieel. Als uw praktijk groeit, het inhuren van tandheelkundig personeel steeds belangrijker. Met 16+ jaren van tandheelkundige praktijk management ervaring, ik sta open voor uw vragen om u te helpen een succesvolle tandartsenpraktijk lopen.
Voel je vrij om me te mailen.