"Mrs. Jones niet opnieuw te betalen haar rekening. "
" De heer. Johnson niet opdagen voor zijn benoeming "
Probleem patiënten -. Iedere tandartspraktijk heeft ze. Patiënten die hun rekeningen niet betalen op tijd of helemaal niet. Patiënten die afspraken last minute annuleren of gewoon niet opdagen. Kunstgebit patiënten die komen in 40 keer voor een aanpassing. Ortho patiënten die voortdurend hebben gebroken haakjes. Deze patiënten zijn een uitdaging voor het beheren, omdat ze niet soepel stromen door onze recall en billing systemen en hun unieke karakter veroorzaakt stress voor het personeel die nodig zijn om te gaan met hen.
Om beter te beheren probleem patiënten, moet u erkennen dat ze een probleem. Dit is heel belangrijk in uw collecties proces. De realiteit is dat de patiënt die is niet van plan om u te betalen, niet vertellen van tevoren, "Wat denk je? Zodra je mijn huid te redden door te werken me in voor een noodgeval wortelkanaalbehandeling, ik ben niet van plan om mijn deel betalen na de verzekering! "
Volg slecht gedrag in het grootboek
Om problemen te herkennen, wat je nodig hebt om het probleem te identificeren en vervolgens documenteren. U wilt weten wanneer een patiënt niet opdagen voor een afspraak. U wilt weten wanneer een patiënt de rekening niet betaalt. Eerst beslissen welke problemen u wilt volgen en maak vervolgens een geen kosten ADA-code met een omschrijving die duidelijk definieert het probleem
Hier zijn een paar ideeën:.
• Geannuleerde afspraak
• No-show /niet bellen
• besproken gemiste afspraken persoonlijk
• Uitstekende balans
• account verstuurd naar incassobureau
geen shows en annuleringen
voor elk van deze codes, moet u een systeem om ze consequent in te voeren voor uw patiënten. Wanneer een patiënt niet voor hun benoeming komt in, wat heb je te documenteren in de grafiek? Zet u de naam van de patiënt op een lijst op te volgen en te herschikken? U kunt last toevoegen van de juiste code naar uw routine ook. Dan, wanneer deze zelfde patiënt terug in een paar weken belt en vraagt om een avond of zaterdag afspraak, kun je hem op de juiste wijze af te handelen.
Een nieuwe verandering die we vorig jaar onze systemen toegevoegd werd "Besproken persoonlijk gemiste afspraken". In onze praktijk, als de patiënt annuleert of geen blijkt meer dan eens, dan is onze secretaris-team wordt verwacht dat "de toespraak" geven als het bekend is geworden. "De speech" vertelt de patiënt dat we spijt dat hij zijn uur lange afspraak met Laura gemist en we willen hem laten weten dat werd tijd verspild voor onze professionals, omdat we niet verdubbelen boeken voor onze patiënten. We zeggen ook iets over de grootste oorzaak van de vergoeding toeneemt is goed te maken voor tandartsen en het personeel staan rond wanneer een patiënt niet voor hun benoeming komt in. Tot slot, in ons spreken, laten we de patiënt weten dat er geen kosten vandaag de dag, maar als ze niet komen opdagen of korte termijn te annuleren in de toekomst, dan zullen ze in rekening worden gebracht.
Als we praten met een patiënt en geef deze toespraak, rekenen wij out "besproken gemiste afspraken persoonlijk". Dus, in het grootboek van deze patiënt je misschien twee exemplaren van "No-show" of "Annuleren" en vervolgens een "Besproken gemiste afspraken persoonlijk" te zien.
De patiënten die niet hun rekeningen
Op dezelfde manier hoeft te betalen, we volgen patiënten die niet betalen voor hun tandheelkundige zorg. We volgen een standaard collecties procedure voor eventuele achterstallige saldi en toen we elke poging hebben gedaan, de tandarts beslist om ofwel af te schrijven het saldo of de rekening te sturen naar collectie. Als we afschrijven de balans, mailen we een brief aan de patiënt te laten weten dat ze een uitstekende balans en zullen ze nodig hebben om het af te betalen voor eventuele toekomstige bezoeken. Dan rekenen wij out "Outstanding balance" in hun grootboek. Voor accounts sturen we op naar een incassobureau, hebben we ook een brief te sturen naar de patiënt en dan rekenen wij out "Account verzonden naar incassobureau.
Elke keer dat u controleren of een patiënt, u op zoek bent naar de grootboek. Wanneer u deze financiële slechte gedrag hebben gedocumenteerd, kan de office manager snel zien wat voor de patiënt ze te maken hebben. In onze praktijk worden secretarissen getraind om verschillende financiële regelingen opties bieden aan patiënten. Nog belangrijker, zijn ze getraind om bepaalde vormen van financiële regelingen bieden als ze zien dat een patiënt moeite het betalen van ons in het verleden heeft gehad.
Een beter beheer met senior medewerkers
Zoals u weet, neemt een hoger niveau van vaardigheid van een tandartspraktijk manager te hanteren probleem patiënten dan het doet om regelmatig patiënten te behandelen. Patiënten met deze arme gedrag soms willen om zich te verdedigen en kan argumentatieve worden. Dit is moeilijk en stressvol op nieuwe of minder opgeleid kantoorpersoneel. Een ander voordeel van het bijhouden van slecht gedrag in het grootboek is dat je weet wanneer je moeilijke patiënten zullen worden uitchecken bij de receptie. - En je kunt regelen dat je hoogste opgeleide tandheelkundige office manager de behandeling van deze patiënten
het maken van systemen voor uw probleem patiënten en documenteren van hen in het grootboek, helpt pas je zorg voor de patiënt en vermindert het personeel stress. Sommige patiënten zullen nog steeds klagen, en de patiënt klachten vlot te beheren neemt een apart systeem helemaal. Tot oprichting van de stappen zal uw team te nemen wanneer één van deze probleemgedrag zich voordoet en vervolgens het documenteren van de maatregelen die zijn genomen lost problemen snel en efficiënt.