CHART AUDITINGRonald F. Arndt, DDS, MBA, MAGD, MCCMary Beth Bajornas, CMT, VAHow veel tandheelkunde zit op de muur? Welke financiële mogelijkheden mist u met uw patiënten van het record? Wat bent u bereid te doen om "de oogst van de diamanten in je eigen achtertuin? 'Grafiek auditing is de herziening van grafieken om de status van inactieve patiënten te bepalen. Grafiek controle wordt gedaan door het personeel bij de receptie, en moet minimaal worden gedaan op jaarbasis. Hoewel deze taak tijdrovend kan zijn het kan ook leiden tot de reactivering van talrijk, die anders verloren gaat, moet patients.Chart auditing bestaan uit de volgende:? Herziening van de laatste appointment patiënt Hoe lang is het geleden dat ze in zijn Wat niet hun laatste benoeming uit? Wat was hun volgende aanbevolen afspraak? is er contact met de patiënt is voorafgaand aan een audit gestart? het is het gemakkelijkst om alles te kunnen werken door chart. Na beoordeling van een persoonlijk telefonisch contact moet proberen te worden gemaakt met de volgende voorbeeld script: "Hallo Mrs. Smith, dit is Suzie van het kantoor van Dr. Arndt. Ik ben zo blij dat we eindelijk persoonlijk contact met u! Hoe gaat het? We hebben gemerkt dat je in meer dan 18 maanden niet naar ons kantoor geweest, en beseffen dat je vervallen voor uw schoonmaak. Is er een goede dag en tijd voor je dat we je zou kunnen plannen met de mondhygiënist? "Als de patiënt om wat voor reden verklaart ze niet tevreden zijn met de behandeling, tandheelkunde, enz. Je zou kunnen zeggen dat de volgende 'Mrs. Smith, ik hoop dat je kan geef ons de mogelijkheid om zorg te dragen voor deze - ik weet zeker dat Dr. Arndt zou willen dat ik een afspraak voor u persoonlijk plannen met hem voor een consult. Is er een bepaalde dag en tijd dat zou kunnen werken voor u om binnen te komen en te spreken met Dr. Arndt? 'Als er geen persoonlijk contact kan worden gemaakt, kan een reactivering brief worden gestuurd. Een reactivering brief moet kort en to the point te zijn. Het moet laatste benoeming van de patiënt, wat ze hadden gedaan, een behandeling die is aanbevolen, en wat ze nu zijn verschuldigd voor staat. Aan de onderkant van de brief een verzoek moet worden gemaakt van de patiënt om te reageren op het volgende: Ze zijn verhuisd en willen dat hun gegevens worden doorgestuurd naar hun nieuwe dentist Ze zullen niet terugkeren en als ze ervoor kiezen om te vertellen why Ze wist niet dat ze waren zo ver achter en wens om een afspraak dus call ze willen plannen, maar zal bellen wanneer geschikt voor Thema retourenvelop moeten worden opgenomen voor het gemak van de patiënt, en ze zijn meer geneigd om het verzoek terug te keren deze way.As elke aanvraag binnenkomt, grafiek van de patiënt moeten hun reactie te geven. Doorsturen van gegevens en contact opnemen met de patiënt voor afspraken moet de dag dat de respons received.If worden gedaan na 14 dagen is er geen reactie, een follow-up telefoontje moet worden gemaakt met dit monster script "Hallo meneer George, dit is Suzie van Dr. Arndt's kantoor. Hoe gaat het met je?! Wij hebben u niet gezien in een tijdje en onlangs stuurde een reactivering brief aan u vraagt u om ons te adviseren van uw status van de patiënt. We hebben niet terug van je gehoord en elkaar raken basis om ervoor te zorgen dat alles is ok! We echt mis u te begroeten op uw recall bezoeken. Is er een goede dag en tijd voor u om binnen te komen aan Dr. Arndt zien? "Als er na meerdere pogingen is er geen contact is geweest, kan de rekening patiënt worden geïnactiveerd, met volledige en grondige grafiek notities worden toegevoegd van" geen reactie van de patiënt ". Kopieën van de reactivering brieven moeten worden gehouden, en elke poging tot communicatie moet worden geregistreerd als well.By doen grafiek audits per jaar, je een te zorgen: De patiënt base u op dit moment is active. Geen enkele patiënt heeft "glipte door de scheuren" . Een toename van de productie door actief te werken deze system. De mogelijkheid om "juiste" dingen die "fout" kan zijn .Hoe lang is het geleden dat uw kaarten werden gecontroleerd? Hoeveel de productie is gewoon rondslingeren in uw kantoor, wachten tot iemand ernaar te handelen? Er moet een consistente methode van de patiënt volgen op zijn plaats en uw praktijk kan zich niet veroorloven om te kijken uit op de obvious.To echt je systeem effectief wil je measurables stellen om uw vooruitgang te bepalen te maken. Hieronder zijn enkele van die verwachtingen die u en het team zal willen elke week.1 observeren. Opzetten van een doelstelling van 16 oproepen per dag of twee per hour.2. Hoeveel patiënten werden genoemd? 3. Hoeveel patiënten werden eigenlijk te gesproken of gecontacteerd? 4. Hoeveel patiënten gepland en wat was de waarde van de behandeling gepland? 5. Opzetten van een bepaalde tijd te herzien elke week.Are u gebruik van externe marketing, maar hebben niet gecontroleerd hitlijsten? Uw praktijk heeft vele, vele interne middelen voor het vullen van uw planning en uw hele team nodig heeft om aan boord om relaties vernieuwen van de patiënten die je al hebt! Vergeet niet dat je de praktijk is ofwel groeien of sterven. Er is vrijwel niets in between.Dr. Ron Arndt, The Dental Coach ™, werkt samen met tandartsen die willen worden in de controle van hun praktijk in plaats van de praktijk het regelen van hen. Wat dat betekent voor hen is dat ze denken, handelen en zich gedragen als een ethische CEO, omdat ze meer willen leiden, te managen minder en veel meer winstgevend in veel minder tijd. Hij is de eerste en enige tandarts in de wereld om de felbegeerde benaming Master Certified Coach (MCC), uitgereikt door het ICF te houden. Hij is de auteur van RIGHT Verhuren voor de Dental Team en diverse ThinBooks. Hij is te bereiken op www.DrArndt.com of 440-748-6161.Mary Beth Bajornas is een virtuele assistent om tandheelkundige en zakelijke professionals met meer dan 20 jaar management, administratieve en tandheelkundige front office ervaring. Haar techniek van de medewerkers het onderwijs voor de front office te worden in "De voortdurende staat van paraatheid 'is dood op voor het stroomlijnen van front office en patiënt dienstverlenende functies. Zij is bereikbaar op www.SuperiorAssisting.com of 330-324-3865
