Veel tandheelkundige balie medewerkers de front office en Dental Managers bang maken bevestiging gesprekken. Maar het feit is, onbevestigde afspraken leiden tot een gemiste overleg, dat een tandartspraktijk kan verlamde. Het kan grote schade aanrichten op de omzet en klantenservice, evenals snelle tandheelkundige teamleden om gefrustreerd (niemand houdt van te vervelen op het werk.)
Daarom effectieve afspraakbevestiging is een proces dat bedoeld is om de gewenste resultaten te produceren : volledige schema, voldoende inkomsten en tevreden medewerkers. Hieronder vindt u enkele tips om uw afspraak praktijken bevestiging inspanningen te stimuleren.
Omdat iedereen in onze samenleving is druk, zelfs de meest verantwoordelijke patiënten kunnen een afspraak vergeten. Daarom is het instellen van een beleid om een bevestiging oproep te plaatsen voor elke afspraak is verstandig. En de bevestiging van 48 uur van tevoren is effectiever dan de bevestiging van 24 uur vooruit. Dat komt omdat, zo nu en dan tijdens een bevestiging oproep, zal de patiënt willen herschikken. Het roepen van minder dan 48 uur van tevoren te weinig tijd om geannuleerde afspraak slots vullen verlaat. Dus terwijl sommige praktijken nog steeds de voorkeur om te bevestigen slechts 24 uur vooruit, de voordelen van 48-uurs bevestiging noemt ruimschoots opwegen tegen de risico's.
Een ander belangrijk punt in de bevestigings proces is met het spreken patiënt direct als dat mogelijk is. Vele malen wanneer u een bericht achtergelaten, zal de patiënt dat hij of zij beweren nooit ontvangen. Dit kan resulteren in geen vertoning en ongevulde afspraken, die niet productief zijn. Als Dental Manager of front office team lid, bij het bellen om te bevestigen, altijd vragen aan de persoon die is op uw schema te spreken. Als ze niet beschikbaar zijn, vraag dan of er een ander nummer waar ze kunnen worden bereikt. (Laat een bericht met een kind niet verlaten.) Dit zal een veel lagere annuleringspercentage te vergemakkelijken.
Ook moet je niet overwegen een "links boodschap" als een bevestigde afspraak. Wanneer u bereiken een antwoordapparaat of voice mail, of als u een bericht achter te laten met een andere persoon, noteer deze op uw bevestiging lijst. Dan blijven proberen om de patiënt gedurende de dag te bereiken om met hem of haar direct te spreken.
Als je dat doet bereiken van de patiënt, gebruik positieve verbale vaardigheden om te bevestigen. Bijvoorbeeld, staat dat je "roepend om te zeggen dat we kijken uit naar uw komst" in plaats van dat u belt naar "bevestigen" of "eraan te herinneren." Het woord "bevestigen" houdt in dat u niet zeker bent dat ze van plan om de afspraak te houden. Het woord "herinneren" houdt in dat zij niet verantwoordelijk zijn en moeten worden herinnerd. Hoewel beide het geval kan zijn, wil je nooit meer die indruk met een patiënt te maken.
Als u contact opneemt met de patiënt, duidelijk de afspraak dag, datum en tijd. Nadat u de reden voor de oproep, evenals de dag, datum en tijd, pauze hebben verklaard en wachten tot ze hun benoeming te erkennen. Als er een lange pauze, vraag de patiënt " Heeft u vragen over dat hebben? Bij het verlaten van een bericht op een recorder, voice mail, of met een andere persoon, altijd vragen de patiënt om uw oproep terug te keren om te laat je weet dat ze kreeg het bericht. Als je eenmaal in een tandartspraktijk hebben gewerkt voor een tijdje, zul je de patiënten die altijd hun afspraken en degenen die constant porren moet houden weten. Elke praktijk heeft een aantal van elk. Maar in het begin, totdat je weet individuele neigingen, is het raadzaam dat u de follow-up voorzichtig. Maar je hoeft niet te herhaaldelijk follow-up. Je wilt niet dat de patiënten in te zien dat ze worden lastiggevallen, of dat ze niet worden vertrouwd. Als er meer patiënten hun gereserveerde afspraken, de tandheelkundige praktijk is de winst te verhogen houden, medewerkertevredenheid stijgt, en patiënten de zorg die zij moet een optimale mondgezondheid te bereiken.
'Do not ask," Ben je van plan om hier
?' Dat betekent de benoeming is optioneel. Hoewel annuleringen aanvaardbaar zijn, zijn ze niet gewenst.