Ik stel voor dat je telefoon rinkelen nooit meer dan drie keer alvorens te worden beantwoord. Als de receptionist is op een andere lijn of op andere wijze dan bezig een van de andere personeel moeten helpen. Idealiter heb je een telefoon in het hele kantoor, dus als de receptioniste is ergens anders dan bij de receptie als de telefoon gaat, het kan nog steeds worden beantwoord en de beller even in de wacht gezet totdat de receptionist kan terugkeren naar de receptie.
Opmerking: Download een exemplaar van de Dental nieuwe patiënt call-In Form voor het overbrengen van een oproep naar de juiste persoon, het verkrijgen van de naam van de beller, reden voor het bellen en hun telefoonnummers (thuis /werk /mobiel). Als de oproep afkomstig is van een actieve patiënt, trekt grafiek van de patiënt vóór de overdracht van het gesprek. Als de beller is een nieuwe patiënt, vul het "Nieuwe patiënt Call-In Form" met de juiste dialoog. Als je hebt een andere werknemer wordt aangewezen als uw Scheduler wiens voornaamste verantwoordelijkheid is het waarborgen van de benoeming boek effectief wordt gepland, moeten alle nieuwe patiënt oproepen worden overgedragen aan haar, tenzij ze aan de telefoon met een patiënt. In dat geval moet de receptioniste het gesprek af te handelen, tenzij er ook een Accounts of behandeling Coordinator anders als de receptioniste aan de telefoon is het nemen van nieuwe patiënt informatie, zal ze niet in staat zijn om efficiënt om te gaan met andere gesprekken en patiënten komen in de praktijk. Uw receptionist is de coördinator tussen de front- en backoffice dus daarom moet precies te zijn bij het doorgeven van informatie. De beste methode voor het doorgeven van berichten in het schrijven. De receptioniste moet altijd bewust zijn van het schema. Weten welke patiënten zal aankomen volgend, die in de wachtkamer, die in de rug, hoe lang ze op kantoor zijn geweest, enz. Ze moeten door het kantoor lopen af en toe even te praten met patiënten die wachten om behoud van een goede communicatie en zorgen ervoor dat alles goed gaat. Als ze een probleem ziet moet ze het aan jezelf of vraag hulp van iemand die onmiddellijk kan omgaan.