Sommige tandartspraktijken worstelen om hun facturering systemen te beheren. Er kunnen verschillende redenen zijn de tandheelkundige billing systeem is afgebrokkeld, zoals tandheelkundige office manager omzet, gebrek aan opleiding met de tandheelkundige praktijk management software, of zelfs verduistering. Ongeacht wat de reden voor gedesorganiseerde, af factureringssysteem veroorzaakte problemen zijn hetzelfde. Patiënten die niet begrijpen of vertrouwen op de boekhouding. Het personeel kan niet verklaren waarom een saldo of krediet bestaat. Giant debiteuren bestaan vooral in de meer dan 90 dagen categorie. Financiële problemen voor de praktijk. Enorme uitstaande verzekering uitstaande bedragen - nogmaals, in de meer dan 90 dagen categorie. Je krijgt het idee
Zo -.? Wat doe je als je bent afgevallen de wagen met facturatie
Hoe maak je een georganiseerde tandheelkundige billing
systeem weer met
Dat klopt. Gewoon weer op de wagen en stuur je uitspraken. De sleutel is om een aangepaste verklaring bericht toe te voegen aan die patiënten die een verklaring zal ontvangen en nog niet in uw praktijk zijn er in een aantal maanden of jaren aan te pakken. Uw aangepaste verklaring bericht kan lezen "Voor saldi meer dan 90 dagen, neem dan contact met ons op [email protected] als je rekening vragen."
Voor Dentrix gebruikers, hier is een kickstart aan het verzenden van verklaringen:
Verwacht om vele, vele telefoontjes ontvangen nadat u verstuurt verklaringen voor de eerste keer in enkele maanden. Staat u mij toe stereotype voor een moment, maar veel senioren zijn trots op het bijhouden van hun rekeningen. Dit is een goede zaak! Wanneer u ontvangt telefoontjes van patiënten boos dat ze een brief waarin hun rekeningsaldo ouder is dan 90 dagen, kunnen zij beledigd voelen en komen over als boos op de telefoon ontvangen. Het simpele feit dat ze niet genoeg zorg over het betalen van hun rekeningen en nam de tijd om u te bellen is een prachtige situatie.
Mijn inleidende lijn aan patiënten toen ik terug oproepen met betrekking tot uitspraken is: "Hallo dit is Jill en ik ben terug te keren uw oproep -.? omdat u zo vriendelijk om ons te bellen als je een verklaring ontvangen Hoe kan ik u van dienst zijn" Dit zet de toon voor het gesprek. Zelfs als de patiënt bedoeld woedend te zijn en u vertellen hoe vreselijk je bent - het is moeilijk te schreeuwen tegen iemand die net zei dat je aardig! Gewoonlijk wordt de patiënt geschud om een vriendelijkere toon van deze intro en dan zullen ze uitleggen dat ze een wetsvoorstel dat ze niet had verwacht ontvangen en ze willen weten wat dit wetsvoorstel is uit?
Voordat ik noem een patiënt , ik heb een paar minuten besteed aan hun account te verduidelijken waar ze balans vandaan kwamen. Ik ben een grote fan van het creëren van een 'financiële verdeling' dat de totale vergoeding, verminderd met de verzekeringsuitkering weerspiegelt. verminderd met de verzekering achterhouden (PPO voor abonnees), verminderd met de patiënt betaling. Door deze verdeling in Excel, kunnen patiënten gemakkelijk zien de financiële details van elke afspraak. Dit maakt het gemakkelijk voor u om te zien waar het saldo kwam uit ook. Als uw patiënt te worden verstoord blijft, nu moet je bereid zijn om je overstuur patiënt te behandelen
Soms zul je ontdekken dat de patiënt werkelijk betaalde. - en ze kunnen een verzilverd cheque te produceren. Dus, heb je een patiënt betaling aan het account toe te passen om het terug op nul te zetten. Andere tijden kunt u ontdekken dat de verzekering achterhouden niet werd toegepast - en opnieuw, zal u de juiste correctie toe te passen op de rekening en duidelijk de balans. In sommige situaties, kunt u in staat om snel te bepalen dat $ 197 van de $ 202 saldo is eigenlijk het gevolg - en in het belang van de tijd te besparen, kunt u de patiënt stuur uw financiële verdeling waar u de $ 197 bill kan rechtvaardigen. In gesprek met de patiënt, zijn ok om tot een akkoord waar de patiënt betaalt u de $ 197 te komen en u korting de $ 5 verschil. Wederom een saldo van nul is goud
De meeste tandartsen passen een gemiste afspraak vergoeding -. En veel patiënten uiteindelijk met een saldo van alleen deze vergoeding. Vaak hebben deze problemen patiënten niet terug naar de praktijk - en ze niet betalen van de gemiste afspraak vergoeding. Dus, kun je eindigen met een groot volume van de patiënten die u besteden $ 0,75 /e-statement om een rekening te sturen voor een $ 50 gemiste afspraak vergoeding en ze hebben niet in de praktijk al jaren! Dit is het gooien van goed geld naar kwaad. De meeste tandartsen zijn niet geïnteresseerd in het verdienen van geld uit hun gemiste afspraak vergoeding - ze gewoon willen de patiënt discipline om zijn /haar afspraken te houden. Vaak is de manier waarop je ontdekken deze patiënten is dat u uw verklaringen terug in de e-mail gemarkeerde Undeliverable ontvangt vanwege geen forwarding adres.
Praat met uw tandarts om een beleid over hoe je zal omgaan met deze patiënten te stellen. Als u werkt met Dentrix, kon je ze eenvoudig instellen op een aparte soort facturering - dit zorgt voor de balans in het geval ze ooit willen terugkeren, maar niet uw A /R (zolang je uit te sluiten dit type facturering in uw lookup wrak ). Uiteraard, als je niet beschikt over een goed adres te hebben, stoppen met het versturen verklaringen aan die patiënt! Als je uiteindelijk in een gesprek met een patiënt die dit bedrag verschuldigd is - je doel is om het probleem te communiceren creëert dit voor de praktijk en je kan zorgen dat de patiënt niet aan deze tijd te betalen, maar verduidelijking van de richtsnoeren voor de toekomst
<. h2> Moving forward
Hoe verleidelijk het kan zijn om uren en uren besteden aan het schoonmaken van oude rekeningen om ervoor te zorgen dat alles precies goed, de beste manier om te halen op uw tandheelkundige billing systeem is om vast te stellen richtlijnen voor de collecties vooruit. Vaststellen dat u verklaringen maandelijkse stuurt vanaf nu. . Het opzetten van een reguliere collecties stelsel van telefoongesprekken en steeds meer serieuze brieven die u stuurt aan patiënten die uw verklaringen te negeren
Praat met uw receptie team - vraag hen om de patiënten te vertellen omdat ze te controleren wat hun gehele saldo is. Niet alleen hun huidige saldo van de afspraak van vandaag. Sommige patiënten zullen gewoon de rekening betalen en worden gedaan. Anderen kunnen het account wilt bekijken in meer detail. Train je receptionist over hoe om deze patiënten te behandelen. Als je zijn beschikbaar met de patiënten ter plaatse om te praten, geweldig. Als je niet kan, dan is de receptioniste moet deze patiënt naam toe te voegen en contactgegevens om een lijst van patiënten die graag hun account te herzien. Hebben de receptioniste te laten weten dat er een wachttijd, maar geen zorgen te maken, want we zullen uitzoeken hun account. Dan is het jouw taak is om gewoon werk je weg naar beneden in de lijst.
Het beheren van een tandheelkundige billing systeem is slechts een manier om een succesvolle tandheelkundige praktijk uit te voeren. Bent u geïnteresseerd in nieuwe ideeën over het runnen van een tandheelkundige praktijk bent, kunt u zich abonneren op mijn wekelijkse blog. Een van de grootste uitdagingen voor het beheer van een tandheelkundige praktijk is managing tandartsverzekering. Met tandheelkundige verzekering afgehandeld, dan tandheelkundige marketing voor nieuwe patiënten wordt een primaire focus. In de huidige dag van de online reviews, behandeling klachten van patiënten goed is essentieel. Als uw praktijk groeit, het inhuren van tandheelkundig personeel steeds belangrijker. Met 16+ jaren van tandheelkundige praktijk management ervaring, ik sta open voor uw vragen om u te helpen een succesvolle tandartsenpraktijk draaien.
Voel je vrij om me te mailen.