Hier is een echte e-mail ontving ik een paar weken geleden van een lange termijn patiënt:
Mijn man had een appt op 2/7. Hij is op zakenreis sinds 1/4 en toen we ons realiseerden dat hij niet terug totdat zou na 2/7, ik belde en herschikt zijn appt. Ik belde op 25. Jan I had hem op zijn reis de dag vóór toegetreden. Het was verplaatst naar 6 maart om 8:30 uur. Ik weet niet wie ik sprak. Toen we terugkwamen op 2/9, hadden we 2 berichten van uw kantoor te zeggen dat hij zijn appt had gemist. Ik belde vanmorgen (2/11) en legde de situatie alleen maar om uit te vinden de veranderingen niet had gemaakt in uw appt boek. Ik verzet hem opnieuw voor 3/7 om 8:30. Ik heb echter wel kwalijk de implicatie dat dit was mijn fout ... was het niet. Ik ben ervan overtuigd dat veel van uw klanten u niet de juiste kennis te geven, maar dit was niet het geval in dit geval. De klant is niet altijd verkeerd. We komen naar uw kantoor voor 20 + jaar en denkt dat je de beste professionals in het bedrijfsleven, maar ik wilde u de datum dat ik geroepen om het appt verandering te maken en je laten weten dat ik was een beetje boos op . hoe deze situatie werd behandeld
Voordat ik antwoordde, keek ik op de benoeming geschiedenis - en ik werd weggeblazen door de informatie die ik verzamelde slechts van deze ene scherm geblazen. Hier is mijn antwoord e-mail:
Bedankt voor uw e-mail. Ik keek in deze benoeming geschiedenis - hier is wat ik gevonden in onze computer:
Geen wonder dat je gefrustreerd bent. Dit is veel werk van uw kant om afspraak data te beheren. Plus, het lijkt erop dat je hebt gesproken met de helft van de secretaris-team.
Op mijn einde, zal ik uw zorg met de secretaris-team te beoordelen, en Jackie in het bijzonder, om ervoor te zorgen dat iedereen is zo nauwkeurig mogelijk.
een ander idee voor u - misschien zou het nuttig zijn als je ofwel ons de veranderingen gemaild - [email protected] - controleren we dit elke dag en u van harte welkom om dit te gebruiken als een bevestiging voor de tijd van de afspraak bent - kan besparen u wat tijd aan de telefoon. Of, als je op onze website, is er een verzoek van een tab afspraak - en kunt u de tijd /datum voor afspraken vragen ook hier
Het spijt me dat je voelde gefrustreerd door onze boodschappen als je weg moest? de moeite om te herschikken. Ik waardeer uw aandacht in het beheer van schema's op voorhand.
Ik sta open voor andere suggesties of manieren waarop we kunnen dit gemakkelijker te maken op je. Bedankt dat u de tijd om me te laten weten.
Nu, perfect om eerlijk te zijn, we hebben misschedule benoeming van haar man. Ze vroeg voor 3/6 en we gepland het op 2/6. Echter, dankzij de benoeming historische gegevens, het leek alsof we gepland deze zelfde afspraak 4 andere tijden! Daarmee krijgt zeker een heel ander beeld van onze prestaties - en ik was verbaasd dat ze klagen over mijn praktijk met de klantenservice toen ze deze benoeming niet minder dan 5 keer
Zodra ik zag deze afspraak geschiedenis had gepland, I besloten haar niet te noemen - maar in plaats daarvan om haar de bovenstaande e-mail te sturen voor een paar redenen:.
dus - dankzij Dentrix voor het verstrekken van de benoeming geschiedenis gegevens die heeft geholpen bij deze patiënt reframe klacht dus ik kon niet alleen onze fouten te zien, maar krijgen ook een sterkere waardering voor mijn secretaresse team. Dit was ook geweldig informatie voor de tandartsen in onze groep, die ook de mogelijkheid niet om gewoon boos zijn op het ontvangen van een patiënt klacht, maar om te beseffen hoeveel herschikking gekte onze secretaris team behandelt!
effectief omgaan met overstuur patiënten is slechts een manier kun je een succesvolle tandartsenpraktijk draaien. Bent u geïnteresseerd in nieuwe ideeën over het runnen van een tandheelkundige praktijk bent, kunt u zich abonneren op mijn wekelijkse blog. Een van de grootste uitdagingen voor het beheer van een tandheelkundige praktijk is managing tandartsverzekering. Met tandheelkundige verzekering afgehandeld, dan tandheelkundige marketing voor nieuwe patiënten wordt een primaire focus. In de huidige dag van de online reviews, behandeling klachten van patiënten goed is essentieel. Als uw praktijk groeit, het inhuren van tandheelkundig personeel steeds belangrijker. Met 16+ jaren van tandheelkundige praktijk management ervaring, ik sta open voor uw vragen om u te helpen een succesvolle tandartsenpraktijk draaien.
Voel je vrij om me te mailen.