Waar te beginnen
Met het oog op een succesvolle financiële systeem te implementeren, moet je verder gaan dan de typische manier van denken. In plaats van alleen te focussen op de vraag of uw praktijk verzekering moet accepteren, voeren facturering intern, of gebruik maken van een patiënt financieringsprogramma, moet u aan alle mogelijke situaties je geconfronteerd kunnen worden van dag tot dag binnen uw praktijk. Het is belangrijk om het opzetten van richtlijnen om te bepalen hoe complexe financiële kwesties zullen worden behandeld. Biedt u credit aanpassingen? En zo ja, wie in aanmerking komt voor hen? Hoe zou u omgaan met betalingsregelingen voor een kind dat afkomstig is van gescheiden ouders? Door het ontwikkelen van een set van richtlijnen op vragen als deze te beantwoorden, weet je precies wat je moet doen wanneer een patiënt brengt een lastige financiële situatie.
Een goede financiële richtlijn houdt rekening met wat er goed te werken voor zowel de patiënt als de praktijk. Met andere woorden, het creëert een win-win situatie waarbij patiënten optimale behandeling kunnen krijgen, terwijl de praktijk zo snel mogelijk wordt gecompenseerd. Zodra u zorgvuldig uw financiële richtlijnen heeft uitgewerkt, bekijk ze met je medewerkers en maken het schriftelijk document beschikbaar zijn voor hen om te verwijzen indien nodig (maar zorg ervoor dat het niet in je patiënt gebieden!)
Betalingsopties en regelingen
voor een financiële richtlijn om succesvol te zijn, moet de patiënten bieden een verscheidenheid van betaling opties om de behandeling die ze willen en nodig hebben te verkrijgen. Financiële onderhandelingen moeten beginnen altijd met de patiënt te vragen voor de volledige betaling aan de voorkant. Sommige praktijken bieden een hoffelijkheid aanpassing als de patiënt betaalt voor alles voordat de feitelijke procedure. Dit soort stimulans kan zeer succesvol met patiënten die zich kunnen veroorloven om een grote betaling uit te voeren zijn.
Sommige patiënten hebben echter de beschikbare middelen om te betalen voor een grotere behandeling plannen in een forfaitair bedrag niet. Als dat het geval is, moet u altijd vragen om een initiële investering. We hebben geconstateerd dat wanneer patiënten zet geld neer van de get-go, zullen ze waarschijnlijk volgen door met de behandeling en blijven inzetten voor de aflossing van hun evenwicht. Dus ongeacht wat betaling plan daarna wordt geregeld, is het belangrijk om een soort van de initiële bedrag te verzamelen.
De taal die u gebruikt is van belang bij het aanvragen van deze eerste betaling. In plaats van te vragen voor een "aanbetaling", waardoor patiënten denken dat ze verpanding te betalen voor de rest van hun leven, met behulp van de woorden "initiële investering" kan een meer positief licht op het onderwerp schijnen. Deze woorden benadrukken dat de tandheelkunde is een uitstekende investering die je glimlach en de algemene mondgezondheid kunnen profiteren voor de komende jaren.
Na het verzamelen van de initiële investering, een betalingsschema moet worden gebouwd om de rest van de balans te halen. We willen graag een grens van twee tot drie maanden te stellen voor patiënten om af te betalen kosten voor behandeling, maar als dit niet mogelijk is, raden wij een alternatieve betaling optie, zoals CareCredit. Met CareCredit, kunnen patiënten een behandeling te financieren voor maximaal 12 maanden geen interesse. Dit maakt het makkelijker voor patiënten om te betalen voor de zorg, en daarom kan een aanzienlijke verhoging van uw praktijk behandeling acceptatiegraad.
Sommige artsen beweren dat ze comfortabel verstrekken van kredieten zich voor vier tot zes maanden. Dat kan zo zijn, maar wanneer uw debiteuren start om te groeien en je de moeite die het kost om die dollars te verzamelen opmerkt, zul je beseffen de uitbreiding van krediet voor deze lange is niet de meest verstandige en efficiënte gebruik van tijd. Wij stellen voor dat als patiënten nodig hebben om hun betaling plannen voor meer dan twee of drie maanden te verlengen, laat een patiënt financieringsprogramma omgaan. Vergeet niet - je bent een tandartspraktijk, geen financiële instelling
Alternatieve financiering is ook van essentieel belang als uw praktijk biedt cosmetische of esthetische tandheelkunde, implantaten of andere diensten met grotere vergoedingen.. Esthetische ingrepen, zoals tanden bleken en fineer applicatie, of uitgebreidere volle mond wederopbouw kan een aanzienlijke investering te zijn, dus de meeste patiënten de mogelijkheid om te betalen na verloop van tijd zou het waarderen. Deze patiënten die op zoek gaan naar cosmetische of lachen verbeteren van procedures worden soms gedreven door emoties en kan willen de behandeling onmiddellijk te beginnen. Het aanbieden van betalingsmogelijkheden zullen hen in staat stellen om de behandeling te starten meteen en gemakkelijk betalen voor het na verloop van tijd.
Een punt dat we kunnen niet genoeg benadrukken is om ervoor te zorgen dat u niet betaling verschuldigd data te koppelen aan afspraak data. Deze routine verhoogt het aantal no-shows en annuleringen in een praktijk. Het kan ook achter in een aantal lastige situaties, zoals wat te doen als de patiënt toont voor zijn of haar benoeming, maar niet het geld om de betaling te maken. In plaats van zulke lastige situaties worden geconfronteerd, is het makkelijker om de twee gewoon distantiëren en leg ze op verschillende dagen.
De financiële coördinator
De verschillende betalingsopties en arrangementen uw praktijk aanbiedingen kunnen niet zomaar worden geschetst op papier en overhandigd aan de patiënten. Deze opties moeten worden in detail besproken en ondersteund door gegevens zodat patiënten volledig te kunnen begrijpen wat er beschikbaar is voor hen. Het is noodzakelijk om een werknemer te identificeren in de praktijk op deze taak over te nemen - de financiële coördinator. Deze persoon dient voornamelijk verantwoordelijk voor de betaling afspraken met patiënten.
Er zijn bepaalde kenmerken te zoeken bij het zoeken naar een effectieve financiële coördinator. Allereerst is het uiterst belangrijk dat deze werknemer een goede luisteraar. Dit gaat verder dan alleen te horen wat de patiënt zegt. Een goede luisteraar zal ervoor zorgen om opheldering vragen bij een onderwerp komt dat gemakkelijk kan worden begrepen. Financiële coördinatoren moeten ook de mogelijkheid hebben om goed oogcontact te behouden en moet lijken te ontspannen, zelfverzekerd en betrouwbaar bij de bespreking van betalingsregelingen. Zelfs toon van de stem kan dramatisch beïnvloeden niveau van comfort van de patiënt, zodat die in overweging moeten worden genomen. Maar het belangrijkste is, financiële coördinatoren nodig hebben om hun werk te zien als een ongelooflijke kans om patiënten te helpen bereiken van hun tandheelkundige gezondheid doelen, in plaats van een manier om weg te worstelen portemonnee van een patiënt.
Met het oog op de behandeling aanvaarding, monetaire besprekingen te maximaliseren tussen patiënt en financieel coördinator moet plaatsvinden in een aangewezen spreekkamer die het mogelijk maakt voor de privacy, op een paar onderbrekingen, en een professionele sfeer. De meeste mensen hebben een zekere mate van angst die wordt geleverd met het zijn in een examen kamer, dus we raden het maken van financiële afspraken met patiënten in een niet-klinische setting. Op die manier kan de patiënt volledig ontspannen en comfortabel terwijl u een probleem zo zacht als geld te bespreken. Als u niet beschikt over een aparte spreekkamer, zorg ervoor dat de discussie gebeurt in prive (misschien wel de behandelkamer) en vergeet niet om ruimte in het schema voor de raadpleging mogelijk te maken als het zich voordoet in de behandelkamer of operatory. het kabinet van de artsen is een andere optie om te overwegen.
Het hele team speelt een rol
Hoewel de financiële coördinator is vooral verantwoordelijk voor de betaling afspraken met patiënten, iedereen in het kantoor nodig heeft om comfortabel citeren vergoedingen en bespreking van de financiële richtlijnen. Klinische medewerkers worden vaak gestelde vragen over de behandeling kosten. Als ze in een verwarde of afwijzend manier reageert, kan het slecht op de gang van zaken. Wij stellen voor dat de klinische medewerkers vertrouwd te maken met kosten voor de 15 meest gewilde procedures. Dit betekent niet dat deze werknemers moeten daadwerkelijk betalingsvoorwaarden. Ze kunnen gewoon citeren de kosten en vervolgens te introduceren de patiënt om de financiële coördinator te zorgen voor een soepele overgang.
Alle medewerkers moeten de financiële leidraad van hun praktijk te begrijpen om ervoor te zorgen consistentie te maken wordt uitgedrukt in het hele team. Hoorzitting twee tegenstrijdige standpunten zal alleen verwarren de patiënt, en dat kan leiden tot een algehele negatieve ervaring met uw praktijk. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat dezelfde betaalmogelijkheden en afspraken worden gepresenteerd op dezelfde manier onder alle teamleden. En toen de financiële coördinator is bezig met een patiënt, thereshould zijn andere medewerkers bereid en in staat om de financiële vragen te beantwoorden.
De arts heeft ook een belangrijke rol in de financiële discussies. Zijn of haar eerste verantwoordelijkheid is om te werken op het verkrijgen van betrokkenheid van de patiënt naar de waarde van de behandeling. Hoewel wij raden dat de arts citeer de vergoeding of vergoeding bereik voor een behandeling wordt gediagnostiseerd, wij sterk ontmoedigen de tandarts te maken betalingsregelingen. Als er bezorgdheid over de kosten van de zorg, vernietiging van het financiële aspect voor een moment en werken aan het benadrukken van de voordelen van de behandeling.
Het is belangrijk voor de financiële coördinator tijdens de behandeling gesprek tussen arts en patiënt zo aanwezig te zijn hij of zij is ingewijd in alles wat gedeeld heeft in dit gesprek. Daarom, als de patiënt brengt eventuele bezwaren of opmerkingen heeft, de financiële coördinator voorkennis van hen hebben voor het bespreken van betalingsregelingen. Hierdoor kan de financiële coördinator deze bezwaren met meer gemak te behandelen, en elimineert het ", zei hij, zei ze" zodat patiënten geen aanspraak kan maken op de dokter vertelde hen konden ze op een bepaalde kosten over een bepaalde tijd te betalen voor de behandeling.
Zorg ervoor dat de financiële coördinator aanwezig is vanaf het begin van de behandeling advies van de arts ook een grote continuïteit in de ogen van de patiënt kan toevoegen. Het verbetert de perceptie van de arts en financieel coördinator als echte partners, niet afzonderlijke entiteiten van de patiënt. Toen de dokter introduceert de financiële coördinator en legt zijn of haar aanwezigheid, verheft het belang van de rol van deze werknemer in het gehele betalingsproces. Dit helpt meestal patiënten vertrouwen op andere dan hun arts iemand met een onderwerp als potentieel gevoelig als geld.
Als een verbintenis in het voordeel van de behandeling heeft gemaakt, zal de financiële coördinator de patiënt helpen kiezen van een geschikte betalingsregeling.
toezicht op uw prestaties
Zodra u een rots-solide financiële systeem in de plaats, moet u de prestaties met het oog op succes te garanderen monitoren. Het is belangrijk om benchmarks te stellen en te onderzoeken praktijk statistieken om ervoor te zorgen dat uw financiële richtlijnen correct werken. Je moet een goed georganiseerde follow-up systeem om collecties te monitoren, debiteuren, en krediet aanpassingen om ervoor te zorgen dat deze niveaus zijn gezond. Met duidelijke financiële richtlijnen en een solide systeem van toezicht in de plaats, zult u beginnen te minder schulden en achterstallige rekeningen te merken.
Toezicht op de prestaties van uw praktijk begint met het personeel communicatie. We sterk geloven in het hebben van de wekelijkse personeelsvergaderingen, waar alle werknemers kunnen bekijken en bespreken de doelen van de praktijk. Één vergadering per maand moet strikt worden besteed aan nummers. In deze vergadering, kan het team evalueren wat de praktijk in de voorafgaande maand verzameld en hoeveel werd afgeschreven. Als er een probleem met een van deze bedragen, of als de praktijk niet de vooraf gestelde doelen niet bereiken, het personeel moet een actieplan om het probleem op te lossen te ontwikkelen. behandeling acceptatie van uw praktijk moet ook worden beoordeeld in het werkoverleg. Werknemers kunnen nieuwe en bestaande patiënten in afzonderlijke groepen te verdelen bij de analyse van deze statistieken. Zodra solide credit richtlijnen zijn vastgesteld en betalingsmogelijkheden zijn opgenomen in uw financieel plan, moet je beginnen met een verhoging van de behandeling acceptatie merken.
Niet alleen kan personeelsvergaderingen verhogen praktijk prestaties en productie, kunnen ze toe te voegen aan het moreel team en de algemene tevredenheid van uw medewerkers. Wanneer medewerkers doelen voor zichzelf en aandacht besteden aan de nummers, kunnen ze eigenlijk meten hun vooruitgang en zie het resultaat van hun inspanningen. Als financiële doelstellingen zijn gehaald, betekent dit meestal uw patiënten tevreden zijn over de zorg en de betaling opties die u bent het verstrekken. Wanneer patiënten op zoek gaan naar de raad van uw praktijk en dan zeggen "ja" tegen behandeling aanbevelingen, kan dat een groot verschil in de manier waarop een arts en team voelt over het werk dat ze doen.
Naast de wekelijkse vergaderingen personeel, de arts en financieel coördinator moet komen eenmaal per maand om debiteuren te beoordelen. Met het oog op de financiële gezondheid van uw praktijk te verbeteren, raden wij aan het onderzoeken van alle accounts die negentig dagen of ouder zijn, en vervolgens de nadruk die patiënten die niets hebben betaald in de afgelopen 30 dagen. Deze rekeningen moeten worden behandeld zo snel mogelijk, want hoe langer ze onbetaald gaan, hoe groter de kans dat je nooit dat geld zien. Een andere manier om de financiële gezondheid te verbeteren is om een bepaald bedrag in dollars te bepalen, en vervolgens een richtlijn dat op elk moment de behandeling kosten onder dit bedrag, betaalt de patiënt volledig op het moment van de service. Deze richtlijn kan u gemoedsrust in de wetenschap dat de financiële afspraken niet hoeft te worden gemaakt voor de behandeling onder deze vergoeding niveau. Het kan ook het verbeteren van de cashflow en tijd vrijmaken, zodat uw financiële coördinator in staat is om zich te concentreren op het maken van betalingsregelingen voor het hoger-level behandeling.
Het is tijd
Nu we hebben aangeboden u een aantal bruikbare technieken over hoe je een succesvolle financiële systeem te implementeren, is het tijd voor u om ze toe te passen op uw praktijk. Als u al een aantal van deze ingesteld in uw kantoor maatregelen, dan bent u op het juiste spoor. Met goed georganiseerde financiële richtlijnen, een effectief financieel coördinator, een ondersteunend team, en een efficiënt systeem van toezicht, zult u een aanzienlijke toename van de prestaties en de productie van uw praktijk merken. Financieel succes is slechts een steenworp afstand!
Debbie Castagna en Virginia Moore zijn oprichters van Insight Solution, een sprekende en consulting bedrijf dat zich toelegt op de revitalisering van de tandheelkundige praktijk.
Overgenomen met toestemming, Tandheelkunde Vandaag de dag (2004: 23 (10):. 142-144