Inkomsten telefoongesprekken kan uw tandheelkundige receptionist in een aantal verschillende richtingen te leiden.
zakelijke gesprekken moeten worden doorgestuurd naar de juiste medewerker. Bijvoorbeeld vragen over verzekeringen, rekeningen, collecties zou gaan naar de Accounts Manager als je die hebt.
Wanneer een patiënt het kantoor belt en pijn heeft, de receptioniste moet invullen van een soort van Noodoproep-In Blad. De volgende zijn enkele van de vragen die moeten worden gesteld:
1. "Wanneer was de laatste keer dat je zag Dr. [naam]?" Dit antwoord zal u vertellen of u te maken met een nieuwe patiënt, een oude patiënt die niet actief is geweest, of een actieve patiënt. Als de patiënt al een grafiek, trek hem. Zorg er ook voor de rekening van de patiënt te controleren.
2. "Hoe lang ben je pijn geweest? '
3. "Wat voor soort pijn ondervindt u (de patiënt te beschrijven de pijn)?" Als het een doffe pijn, kan de patiënt meestal wachten tot je hem past /haar in het schema. Als de pijn is scherp, ondraaglijk, kloppend, enz., Moet de patiënt worden verwerkt in de planning zo snel mogelijk (op dezelfde dag). Echte noodsituatie patiënten zal komen op elk gewenst moment je ze geeft. Patiënten willen een snelle benoeming van gemak zal meestal geven u de "run around" met betrekking tot hoe laat ze het kunnen maken in het kantoor.
Als er een actieve patiënt het kantoor vraagt om een recept, volgt het kantoor beleid op te roepen in recepten.
Werknemers ontvangen van inkomende persoonlijke gesprekken mag niet worden onderbroken, tenzij het een echte noodsituatie. Alle berichten moeten worden gedocumenteerd op een "phone boodschap" vorm en geplaatst in de mailbox van de werknemer. De werknemer kan dan het gesprek tijdens de lunch of een pauze terug
Handling sales calls.
a. De receptioniste mag niet verleiden tot het beantwoorden van vragen.
b. Als de receptioniste is niet zeker of het een sales persoon die ze zou vragen wat ze verkopen.
c. De receptioniste moet dan vragen dat ze sturen in een brochure. Als de beller vraagt wie op te sturen naar de receptioniste moeten ze direct het aan haar aandacht.
d. Ongeacht wat de civiele en vriendelijk
Cambridge Consultants raadt volgende gesprekken kunnen worden doorverbonden naar de dokter als hij niet in het midden van een procedure.; andere artsen, noodoproepen van familie en laboratoria (in sommige gevallen). Neem een boodschap voor niet-dringende persoonlijke gesprekken, patiënten die geen nood hebben of niet boos, verkopers en andere zakelijke personeel.