We zijn de winnaar van de loterij! Woo hoo! Lucky ons! Oke, niet zozeer - omdat de loterij we wonnen was om te worden geselecteerd om een audit voor niet-opgeëiste geld te ontvangen
Wat, bid vertellen, is een niet-opgeëiste fondsen audit, vraag je.? Sta me toe. Blijkbaar is de staat Ohio heeft besloten dat geen geld bedrijven terug te danken hebben aan hun klanten niet langer als een krediet op rekening van de klant moeten worden gehouden. In plaats daarvan zou deze geld om de staat Ohio gestuurd. Vervolgens zal de staat de gegevens van deze persoon toe te voegen in hun niet-opgeëiste fondsen website - waarbij, als de persoon deze website kunt vinden en zorgen voor de juiste identificatie, kunnen ze dit geld ontvangen. Om dit te bereiken, heeft Ohio auditors ingehuurd (ours kwam het dragen van een grijze rits sweatshirt & amp; kauwen op kauwgom). Om een dag of twee door te brengen in het bedrijfsleven om elke niet-opgeëiste middelen te identificeren voor de laatste 3 jaar
Om de productie van deze informatie, liepen we rapporteert aan tegoeden te vinden. Vervolgens moesten we ieder handmatig controleren om ervoor te zorgen dat de patiënt niet was gepland voor een aanstaande afspraak (of vaker, een familielid) - of, dat het krediet werd gevraagd om daar te worden gelaten door de patiënt ze werden krediet opbouwen voor grote behandeling. Ohio regels zijn dat indien het kredietbedrag is meer dan $ 50,00 en meer dan 3 jaar oud zijn, dan zijn we een brief aan de patiënt te laten weten dat dit krediet bestaat en zonder hun reactie, we zullen het verzenden van dit bedrag aan de staat te sturen. Oh, en we krijgen een speciaal formulier in te vullen, samen met dit bedrag ook. Voor bedragen onder $ 50, we zijn de bedragen van het krediet optellen, schrijf een cheque aan de staat en maak een laatste aanpassing van de patiënten balans weer op nul te brengen.
Er zijn 4 accountants voor de toestand van de Ohio en we hadden het geluk om te worden geselecteerd voor deze audit. Breng op de Powerball tickets!
Naar mijn mening, de staat niets wint door de controle van mijn praktijk voor tegoeden. We hebben een strikte incassoprocedure dat patiënten wordt gevraagd om hun deel terstond te betalen - en we maken verzameling telefoontjes en brieven sturen naar iedereen vervallen zelfs een paar weken. Met deze vorm van collectiebeleid, voelen we dat het onze plicht om ook het bijhouden van onze terugbetalingen te houden. Als we verwachten te worden op tijd betaald voor het werk dat we doen, dan begrijpen we dat patiënten verwachten hun terugbetaling te ontvangen op dezelfde tijdig
Het systeem dat we gebruiken voor de terugbetaling is.
1. run een vergrijzende verslag en kijk voor alle tegoeden, vooral die meer dan 30 dagen.
2. Bel elke patiënt als gevolg van $ 50 of meer om hen te vragen hoe ze willen dit geld te gebruiken - misschien is dit een stap in de richting sparen voor whitening of misschien hebben ze een paar kinderen laat voor check-ups en we willen verlaten, dat aan hun samenwerking te dekken betaalt - of misschien willen ze een restitutie. Ze kiezen en we doen het.
3. Stuur brieven aan patiënten met $ 50 of minder - we de Dentrix snel letters gebruiken om automatisch onder hun volgende voortdurende zorg vervaldatum en opnieuw, geven we ze mogelijkheden. De Dentrix Office Journal registreert de datum waarop deze brief werd gepost
Ik neem aan dat elke staat heeft zijn eigen versie van de niet-opgeëiste fondsen audits -. Maar de kans is, zul je niet zo gelukkig als we waren zijn. Maar ook zonder een audit, is het zinvol om een georganiseerd systeem voor de afhandeling van terugbetalingen aan patiënten. Dit kan helpen om de patiënt klachten in de toekomst te voorkomen en beheren van uw accounts nauwkeurig.
Met tegoeden correct is slechts een manier kun je een succesvolle tandartsenpraktijk draaien. Bent u geïnteresseerd in nieuwe ideeën over het runnen van een tandheelkundige praktijk bent, kunt u zich abonneren op mijn wekelijkse blog. Een van de grootste uitdagingen voor het beheer van een tandheelkundige praktijk is managing tandartsverzekering. Met tandheelkundige verzekering afgehandeld, dan tandheelkundige marketing voor nieuwe patiënten wordt een primaire focus. In de huidige dag van de online reviews, behandeling klachten van patiënten goed is essentieel. Als uw praktijk groeit, het inhuren van tandheelkundig personeel steeds belangrijker. Met 16+ jaren van tandheelkundige praktijk management ervaring, ik sta open voor uw vragen om u te helpen een succesvolle tandartsenpraktijk draaien.
Voel je vrij om me te mailen.