Het creëren van de perfecte hand-off; Het maken of breken Behandeling AcceptanceRonald F. Arndt, DDS, MBA, MAGD, MCCMary Beth Bajornas, VA, CMTWhat is de hand-off protocol in uw kantoor? Typisch in veel tandartspraktijken de klinische teamlid loopt de patiënt naar de receptie met de chart patiënt onder hun arm. Toen ze het bureau dat ze "plop" de grafiek naar beneden te komen, vertelt de Benoeming Coördinator dat de patiënt klaar is, kijkt naar de patiënt en zegt: "Thanks Nancy, hebben een geweldige dag, Mary Beth zal voor u zorgen". En dan loopt af te breken de kamer klaar voor de volgende patiënt te krijgen. In de tussentijd, Mary Beth zit aan de receptie af wat er gedaan, wat daarna moet gebeuren, en wat kan ik nu doen om hier niet dom kijken! In uw kantoor, is het uitwisselen van de macht lukraak, rommelen met de patiënt blijven staan bij een lege receptie niet wetend wat te doen? Of is het naadloos, glad, waardoor de patiënt volledig opgeleide en klaar voor hun volgende afspraak? Realiseert u zich dat het hebben van een goed uitgevoerde hand off daadwerkelijk kan helpen bij het verbeteren van de planning van patiënten? Dit is een gebied waar als uw kantoor kiest om uitzonderlijk schitteren u zal worden branding jezelf als uitzonderlijk en zeer mensgerichte! De hand-off is wat er gebeurt wanneer een patiënt wordt vrijgesteld van een behandeling of hygiënische kamer naar de receptie. Alle werknemers moeten "in" op de hand-off. De hand-off is een initiatief van de assistent (van behandeling kant) of de mondhygiënist en ingevuld door de front office personeel. We hebben eigenlijk gezien een aantal kantoren de hand-off's bestaan uit de back office werknemer inleveren een routing slip aan de front office en weg te lopen. ! Ongelofelijk maar waar Er zijn 6 belangrijkste componenten die een succesvolle kant-off moet: 1) Assistent /Hygienist moet de patiënt dank bij naam, compliment op een job well done: "Het was zo leuk je te zien vandaag Mr. Smith. Ik ben blij om te zien dat je een prachtig werk hebben gedaan op flossen sinds de laatste keer dat ik zag u en uw hygiëne is fantastisch geweest! Ga zo door met het goede werk "2) Assistant /Hygienist moeten versterken wat de aanbeveling van Dr's zijn voor de patiënten volgende behandeling bezoek (indien aanwezig):" Mr. Smith, zoals u weet Dr. Arndt heeft een kroon aanbevolen op tand # 4, dat is de tand in de rechterbovenhoek, net achter je oog tand. Susie, onze getalenteerde Benoeming Coördinator, zal blij zijn om u binnenkort gepland vóór die tand een probleem. "Herhaling moet ook worden besteed aan de balie in de voorkant van de patiënt" Susie, heeft Dr. Arndt een kroon voor tand # aanbevolen 4 voor de heer Smith. Dr. Arndt vraagt om een reservering van 90 minuten voor hem om te beginnen, bij voorkeur binnen de komende weken "0,3) Assistants /hygiënisten moet controleren of de patiënt begrijpt aanbevolen behandeling en vragen of nadere informatie moet worden gemaakt:" Mrs. Smith, wat is uw begrip van wat Dr. Arndt net is aan te raden om je "Een andere manier om dezelfde vraag te stellen:" Wat vragen, indien van toepassing, heb je voor mij met betrekking tot het plannen van uw volgende afspraak "Als de patiënt heeft alle vragen met betrekking tot de behandeling, moeten deze onmiddellijk worden bevestigd voordat overhandigen af naar de receptie. Vergeet niet, bezwaren koopsignalen en geven de patiënt is geïnteresseerd. Patiënten die geen behandeling begrijpen hebben minder kans op schema; en een extra belangrijke gedachte, moet het Financieel /Appointment Coordinator nooit gaan over de financiën met een patiënt die niet volledig hun aanbevolen behandeling niet begrijpt zoals u zult worden instelling zelf voor failure.4) hygiënisten moet de noodzaak voor de benoeming toekomst hygiëne herhalen en wat het zal bestaan uit "Mr. Smith, ik ga je weer plannen in 6 maanden voor uw volgende tandheelkundige Recare bezoek met mij. U zult verschuldigd voor x-stralen zijn op dat moment en we willen om veel aandacht te besteden aan de twee gebieden van irritatie die we vandaag de dag aangesproken als we niet willen dat ze een probleem in de toekomst "0,5) Patiënten moeten worden zijn bedankte opnieuw en afgewezen. "Thanks so much weer Mr. Smith voor ons te kiezen als uw tandheelkundige thuis! We kijken uit naar uw komst op uw volgende afspraak! Susie, onze geweldige Benoeming Coördinator, zal zorgen voor u vanaf hier! Susie, Mr Smith had een schoonmaak, mondeling examen en kanker examen vandaag. Naast het nodig een hygiënische afspraak gepland met me in 6 maanden Dr. Arndt wil dat hij gepland om een kroon voorbereiding te doen op zijn rechtsonder mol binnen de komende twee weken "0,6) De receptie persoon moet altijd vragen op een bepaalde manier" Mr . Smith, hoe gaat het met Nancy en u vandaag? "Dit is een cruciale vraag en kan een enorme kans om de vereiste onmiddellijke problemen of plannen concerns.By met een hand-off protocol op zijn plaats is weinig ruimte voor misverstanden laat pakken. We zijn getuige geweest van patiënten die bij de receptie te wachten op iemand om hen te erkennen hebben verlaten. We hebben ook getuige geweest van gevallen waarin de voorzijde Benoeming Coördinator probeert te plannen voor die kroon en in een bijna geschokt stem, de patiënt zegt: "Crown? !! Wat kroon? Ik weet niet zeker wat je het over hebt. " Kom op, vertel me dat je zulke dingen niet hebben meegemaakt! Er mag synchronisatie tussen de administratieve en klinische team. Wanneer daadwerkelijk wordt toegepast, zullen deze systemen is deze eenheid, teamwork, en een toewijding aan het onderwijs en het begrip van de patiënt aan te tonen. De patiënt moet goed worden opgeleid op voorhand en klaar om te plannen bij aankomst op de voorzijde desk.This systeem versterkt de aanbevelingen van de arts, versterkt de patiënten begrip en het onderwijs van de behandeling aanbeveling en creëert het gevoel van urgentie nodig om plannen te voltooien. Het zal ook leiden tot een gelukkiger patiënten en hogere inkomsten uit de praktijk voor alle team members.Implementing zo'n gemakkelijke systeem en consequent zal uw behandeling geval acceptatie en planning te verhogen. Neem de tijd bij uw volgende teamvergadering een eerlijk deze vragen stellen:? * Op een schaal van 1 tot 10 waarbij 10 fantastische, hoe zou jij en je team tarief uw patiënt overdrachten * Welke concrete stappen kunt u implementeren meteen voor bewezen resultaten * wanneer u een personeelsvergadering vandaag de dag om te oefenen met het maken van de perfecte hand-off! Zorg ervoor dat u een bezoek aan de Dr. Ron en MB blog op Facebook om een gratis evaluatie van hoe goed je oefeningen doet met de hand-offs te nemen! Waarom niet pro-actief te zijn en toe te voegen inkomsten aan uw bottom line? Neem het initiatief vandaag!
